Les réunions interminables ne sont pas une fatalité. J’ai pour ma part réussi à diminuer leur durée de manière drastique en suivant 6 règles d’or simples.
La réunion de production hebdomadaire dure depuis maintenant 1 h 20 min. Nicole, qui n’est pas du service, continue de poser des questions sur le fonctionnement opérationnel de la « prod’ ». Ça l’intéresse. Qui peut lui en vouloir ? Personne, bien au contraire : un salarié curieux apporte beaucoup à une société. Dans le même temps, les dix autres participants, qui ne se sentent pas concernés par la conversation, s’occupent en réalisant d’autres tâches « constructives » : Claude gribouille sur son bloc-notes, Régine répond à ses mails, Éric avance sur une autre présentation… Mise à part Nicole, tout le monde a décroché. Et je n’évoque pas les personnes qui ne se sont jamais senties intéressées par la réunion, mais n’ont pas osé le dire et perdent de fait deux heures toutes les semaines.
Est-il possible de procéder différemment pour rendre nos réunions plus efficaces et, par conséquent, plus courtes ? Oui. Voici 6 règles d’or que j’applique pour réduire la durée des séances auxquelles je suis invité (et si je l’organise, j’en suis 8 autres).
1. Renseignez-vous sur le contenu et les objectifs d’une réunion à laquelle vous êtes invité
Votre temps est précieux. N’acceptez pas toutes les propositions que vous pouvez recevoir. Avant de répondre, informez-vous sur les enjeux de la séance et sur ce que l’on attend de vous.
Demandez-vous si votre participation est essentielle. Ne fait-elle pas doublon avec d’autres personnes qui occupent les mêmes fonctions que vous ? Dans le cas d’une réunion interservices, un seul membre de votre pôle peut-il suffire ? Pouvez-vous déléguer votre présence à un collègue ou un collaborateur ? (Je ne vous ferai pas l’affront de préciser « un collaborateur qui coûte moins cher », comme le préconise une étude que j’ai citée dans un précédent article sur les outils permettant de mesurer le coût d’une réunion.)
2. Si votre présence n’est pas capitale, demandez-vous si un simple reporting peut suffire
Plus le nombre d’intervenants à une réunion est élevé, plus celle-ci est longue. C’est mathématique. En outre, si la fonction d’une personne est en décalage avec le sujet de la session et les autres participants, sa présence et ses interrogations pourront ralentir le débat, comme nous avons pu le constater plus haut avec Nicole.
Si votre participation active n’est pas requise, refusez l’invitation et demandez à recevoir un simple compte rendu relevant les décisions prises en séance. Vos collègues ne disposent pas de temps ou de compétences pour en rédiger un ? Recourir à une prestation externe comme en propose Codexa peut faire gagner du temps à tout le monde.
3. Préparez la réunion : analysez les documents supports, faites parvenir en amont les interrogations qu’ils soulèvent, afin que l’organisateur puisse vous répondre avant ou pendant la séance, et élaborez l’avis que vous allez communiquer in situ
Réalisez le maximum de choses avant la réunion. Prenez connaissance des documents supports qui vous sont transmis, notez toutes les questions qu’ils soulèvent et adressez-les en amont à l’organisateur. Soit ce dernier vous éclairera avant la séance et vous arrivez le jour j avec votre avis déjà constitué et prêt à débattre. Soit il prépare ses réponses et vous les obtenez en réunion, ce qui évite de reprogrammer une session pour qu’il réponde à vos interrogations – le pire serait un enchaînement de séances consacrées aux questions, puis aux réponses, puis aux demandes de précisions… et ainsi de suite.
Le plus important est que vous sachiez avant la séance ce que vous allez répondre à ce qu’on vous demande. En effet, pour rappel, la règle no 1 vous impose de prendre connaissance des objectifs de la réunion et du rôle que vous y jouerez.
4. Arrivez à l’heure
Multipliez votre retard par le nombre de personnes qui vous attendent, et vous chiffrerez le temps réellement perdu pour l’ensemble des participants.
5. Écoutez les autres
Bien qu’il soit tentant d’exprimer immédiatement ce qui vous vient à l’esprit, notez plutôt votre question ou commentaire, et attendez la fin de l’intervention précédente pour vous prendre la parole. Si une personne a déjà émis la même opinion que vous, ne le paraphrasez pas, signalez simplement que vous êtes d’accord avec lui. Ainsi, le débat avancera plus rapidement et plus sereinement.
6. Sachez vous arrêter
On a tous connu, en tant qu’organisateur, cette question annoncée comme étant la dernière, mais qui, après coup, ne l’était pas. Ces réunions qui s’éternisent parce qu’on est bien avec ces collègues que l’on ne voit pas assez et que l’on n’a pas envie de quitter. En parallèle, on garde aussi tous en tête ces séances qui ne veulent pas s’achever, Nicole ayant toujours une ultime intervention, et vous qui vous demandez à quelle heure vous allez pouvoir rentrer chez vous, car votre projet Hybride doit être clos pour le lendemain 9 heures.
Nous avons tous le droit de profiter de la présence de certains collègues. Néanmoins, il faut également que nous libérions les personnes qui ont besoin de retrouver leur poste de travail. Dans ce cas, le mieux est de clore la réunion et, pour ceux que cela intéresse, de finir les discussions autour de la machine à café.
En somme…
Pour diminuer le temps d’une réunion à laquelle vous êtes invité :
- renseignez-vous sur le contenu de celle-ci ;
- si votre présence est inutile, refusez-la et vous réduisez à zéro la durée de cette réunion ;
- si votre participation est capitale, préparez la séance : lisez les documents support, posez vos questions en amont et formez votre opinion ;
- arrivez à l’heure ;
- écoutez vos collègues ;
- ne cherchez pas à poser une question diverse uniquement pour la beauté du geste.
Pour la réunion de production hebdomadaire, la présence d’une personne qui n’est pas du service n’est peut-être pas pertinente. Si les informations évoquées sont indispensables pour le travail de Nicole, peut-être qu’une session en tête à tête avec un porte-parole du service production serait plus adaptée : Nicole pourrait entrer dans le détail nécessaire à son activité, les séances seraient plus courtes et plus efficaces, car concentrées sur les aspects opérationnels de ce point hebdomadaire.
