Cédric multiplie les réunions d’équipe, de travail, de service. Il en anime certaines avec un PowerPoint, d’autres sans support. Il teste différentes manières de conduire une réunion. Mais lorsqu’il sort de séance, il n’est jamais sûr que tout le monde ait pu exprimer le fond de sa pensée. Pire, les réunions s’achèvent souvent par un nouveau rendez-vous pour parler… du même sujet !
Alors Cédric se demande ce qu’il pourrait mettre en place pour éviter que ses réunions durent deux heures dans le meilleur des cas, toute la journée dans le pire.
Cet article devrait lui apporter quelques clés. Comme vous pourrez le voir, les bases de l’organisation d’une réunion efficace se trouvent avant, pendant et après la séance. Tout est une question de préparation et d’animation.
Voici 9 règles simples à appliquer pour animer toutes vos réunions avec efficacité.
1. Choisissez le bon animateur
Le choix de l’animateur est important, car il est le « maître de cérémonie ». Il est celui qui maîtrise le sujet évoqué. C’est lui qui doit lancer les débats, gérer les échanges et faire respecter le timing.
Attention, il n’est pas forcément le plus élevé dans la hiérarchie.
2. Définissez le cadre avant la réunion
Déterminez l’objectif de la réunion.
À partir de celui-ci, établissez un ordre du jour logique, en partant du sujet le plus sensible, pour vous assurer qu’il sera évoqué à tête reposée, au moins important.
Composez votre liste des participants. N’invitez que les personnes directement intéressées par le sujet abordé et qui peuvent prendre des décisions en la matière. Pour les personnes intéressées, mais dont la présence n’est pas essentielle, envoyez un compte rendu rapidement après la réunion.
Enfin, fixez la durée de la réunion, en fonction des points précédents.
Adressez ces éléments à tous les participants.
3. Commencez à l’heure et n’attendez pas les retardataires
Préparez à l’avance tout le matériel nécessaire : PowerPoint, paperboard, projecteur… Il vaut mieux perdre 15 minutes en amont, plutôt que tout le monde patiente un quart d’heure que votre ordinateur s’allume, le projecteur se mette en marche, etc.
De même, ne faites pas perdre de temps aux personnes arrivées à l’heure en attendant les retardataires.
4. Rappelez le cadre en début de réunion
Reprécisez tout ce que vous avez établi en point 2 : objectif de la réunion, ordre du jour et durée des débats. Invitez tout le monde à intervenir en rappelant leur rôle au sein de l’instance, pour mettre à l’aise les personnes les plus timides.
5. Assurez un échange équilibré
Essayez de temporiser les personnes qui parlent le plus et cherchez, « sous forme de questions fermées et faciles, ceux qui sont plutôt en retrait », comme l’explique Patrick Forgeas à Keljob. Si l’animateur est très impliqué dans les échanges, cette mission peut être déléguée à une personne de l’instance.
6. Recentrez les discussions en cas de digression
Coupez court à toutes les répétitions et aux longues introductions qui peuvent se présenter comme des redites d’autres instances, et invitez les participants à aller droit au but. Si de nouveaux sujets sont soulevés, sans lien avec l’objectif de la réunion, prévoyez une autre séance : le point sera alors préparé et les bons interlocuteurs invités.
7. Concluez la réunion par un bref récapitulatif des points évoqués
En fin de séance, résumez les points clés et les décisions prises, avec pour chacune les suites à donner (responsables, délais et moyens d’action). Vous vous assurerez ainsi d’avoir tout compris, vous mettrez en valeur l’efficacité de la session et montrerez aux participants qu’ils ont été écoutés.
Vous pouvez aussi réaliser cette conclusion à la fin de chaque point. Chacun s’assurera ainsi d’avoir tout compris et tout dit.
8. Respectez l’heure de fin annoncée
Ne prolongez pas la séance. Il vaut mieux écourter une réunion et remettre à plus tard les sujets restants. Sans cela, les participants, qui suivent leur propre calendrier, ne seront plus aussi attentifs et efficaces.
9. Envoyez un compte rendu, tableau de bord jusqu’à la prochaine session
Établissez un compte rendu de la réunion. Il sera alors le tableau de bord de l’instance sur lequel tout le monde pourra s’appuyer pour prendre connaissance des décisions qui ont été prises, des délais décidés et des responsables désignés.
Pour l’écrire, désignez un responsable en début de séance ou faites appel à un rédacteur professionnel.
En somme
Il n’y a pas de secret, pour animer une réunion efficace, il faut :
- choisir un animateur
- définir en amont le cadre de la réunion
- commencer à l’heure
- rappeler le cadre de la réunion en début de séance
- assurer un échange équilibré
- recentrer les discussions
- conclure la réunion par une synthèse
- respecter l’heure de fin prévue
- établir un compte rendu.
Bien sûr, Cédric ne pourra pas respecter toutes ces règles à chaque fois. Néanmoins, s’il pense à un ou deux de ces points à chaque réunion, ses collègues ne s’en trouveront que plus satisfaits.
