En sortant de réunion, vous entendez souvent des participants soupirer : « c’était long » ou « je pensais qu’on finirait bien plus tôt, il me reste encore un tas de dossiers… ». Ou, pire, la séance s’achève sur… une suspension ! Non seulement vos collègues ont l’impression d’avoir perdu du temps, mais en plus ils s’attendent à en perdre à nouveau. C’est ce que l’on appelle communément la « réunionite ».
Pour l’éradiquer de votre entreprise, vous pouvez agir. Pour ce faire, il existe une astuce facile à appliquer au quotidien : la méthode TOP. Mais avant de voir comment mener une réunion efficace, revenons brièvement sur les raisons d’un échec en réunion.
Pourquoi une réunion est-elle ratée ?
Nous pensons toujours à organiser une réunion. Nous calons une date, une heure, une salle et nous la planifions dans notre agenda. Mais nous oublions systématiquement une étape fondamentale : la préparation.
Si un animateur/organisateur est identifié (ce qui n’est pas toujours le cas), celui-ci ne précise pas, ou insuffisamment, le but de la réunion. De plus, il invite « tout le monde » (une équipe, un service, une instance), sans se demander si la présence de tous est pertinente. S’il prépare des supports (il manque généralement de temps), il ne les partage pas en amont, pour réserver un certain suspense ou avoir un contenu nouveau à présenter en séance.
Les participants ne sont pas en reste. Ils s’intéressent à la réunion quelques minutes avant sa tenue. Ils ne prennent pas connaissance de l’ordre du jour, ne lisent pas les documents qui leur sont transmis et ne forment pas leur avis en amont.
Résultat, la session se découpe souvent ainsi :
- présentation des points, avec information à partir des supports
- échanges superficiels sur le sujet de la réunion
- fixation d’une nouvelle réunion pour finir la séance ou rendre un avis éclairé.
La méthode TOP pour conduire vos réunions !
En quoi consiste la méthode TOP ? Comme pour la majorité des concepts managériaux, il s’agit d’un acronyme à garder en tête au moment de l’organisation/préparation d’une session :
Thème
Sujet de la réunion.
Objectif
Ce qu’il doit en ressortir : brainstorming, information, consultation…
Plan
Points à aborder dans cette réunion : informations, avis demandés, rôle de chacun…
Mise en application
Le TOP doit être clairement précisé avant la réunion et respecté en séance.
Ordre du jour
L’intitulé de la réunion et l’ordre du jour doivent explicitement préciser le thème, mais aussi les attendus. À partir de ces objectifs, définissez les personnes qui doivent absolument y participer. Limitez-les au maximum : plus une réunion compte de participants, plus elle a de chance de ne pas aboutir.
Par exemple, l’intitulé « réunion commerciale » est trop large pour garantir une réunion efficace. Optez plutôt pour « Définition des objectifs commerciaux ». N’invitez pas tous les commerciaux, mais 3 porte-parole représentatifs. Dans la présentation de la réunion, expliquez qu’il est demandé à chacun de venir avec 3 idées d’objectifs commerciaux, qui feront l’objet d’un débat en séance pour aboutir à l’établissement des prochains objectifs. Clarifiez encore les objectifs avec un plan précis de la séance :
- Revue des précédents objectifs : indicateurs, atteintes et efficacité
- Tour de table des idées de chacun
- Échange en vue de retenir 3 indicateurs
- Rédaction des objectifs collectifs pour l’année à venir
Transmettez tous les documents, uniques et adéquats, qui permettront aux participants de trouver des idées pertinentes. Ne reprenez pas ceux que vous présentez en CA, CE, CHSCT… Chaque réunion doit avoir un objectif précis. Si 2 réunions ont le même TOP, alors une seule suffit. Au contraire, 2 réunions différentes, qui ont 2 objectifs différents, doivent s’appuyer sur des éléments différents.
N’oubliez pas les éléments matériels : date, lieu, heure, durée…
Animation
Tout au long de la réunion, vous devrez vous montrer intransigeant et faire respecter le TOP. Les prises de parole qui s’écartent du thème ou des objectifs doivent être renvoyées à d’autres instances.
En fin de séance, pour vous garantir d’avoir atteint votre TOP, assurez-vous d’avoir abordé tous les points du plan. Et avant de vous séparer, concluez l’instance par une synthèse de ce qu’il s’est dit pour contrôler que l’objectif de la session a été rempli.
Conclusion
La méthode TOP oblige l’organisateur d’une réunion à expliciter le Thème, l’Objectif et le Plan. S’il manque l’un de ces 3 piliers, alors il doit en conclure que la session n’a pas lieu d’être. À partir de ceux-ci, il pourra définir la liste des participants indispensables pour atteindre l’objectif et établir les documents supports adéquats.
De plus, la méthode TOP permet aux participants de prendre connaissance du rôle qu’on attend d’eux et de se préparer pour atteindre l’objectif le jour j. Bien sûr, si un point n’est pas clair ou s’ils estiment qu’ils n’ont rien à faire dans une réunion, il leur revient de demander une précision quant à ce que l’on attend d’eux, voire de décliner l’invitation. En effet, une réunion est d’autant plus longue qu’on n’a rien à y faire… et elle est d’autant plus courte qu’elle est efficace !
La réunionite est l’affaire de tous et chacun peut agir à son niveau. Alors, soyez au top !
