Il existe des outils pour mesurer le coût d’une réunion : Meeting Cost Calculator, Réuniomètre… Mais n’est-il pas absurde de considérer une réunion uniquement en tant que coût ?
Profitons de la mise en ligne, par la sérieuse Havard Business Review, d’une application visant à mesurer le coût d’une réunion, pour se poser la question suivante : une réunion ne constitue-t-elle qu’un coût ?
Selon une étude réalisée par Bain & Company, cabinet de conseil en stratégie, une réunion hebdomadaire de managers intermédiaires coûterait en moyenne 15 millions de dollars chaque année à une grande entreprise. De son côté, Perfony, autre cabinet de conseil, a estimé à 1 million d’euros le coût d’une réunion hebdomadaire de deux heures pour une entreprise qui compte 200 employés. Ce même cabinet d’étude révèle que 98 % de son panel jugent ces réunions nécessaires, alors même que les trois quarts considèrent y perdre leur temps.
Des outils en ligne vous proposent de mesurer le coût d’une réunion…
C’est face à ces constats que trois acteurs bien différents ont décidé de bâtir des outils pour calculer le coût d’une réunion.
La dernière application en date est signée de la très sérieuse Harvard Business Review : le Meeting Cost Calculator (disponible uniquement en dollar et en anglais). À partir de la durée de la réunion, du nombre de participants et du salaire de chaque participant, il calcule une estimation du coût de la réunion. Selon le résultat, il attribue des points bien différents : « Etoile d’or ! C’est du temps bien dépensé », « Pas mal. Pouvez-vous économiser plus ? », « Arrêtez la folie ! Réduisez les coûts ». Dans ce dernier cas, il propose un simulateur permettant d’optimiser la réunion en :
- remplaçant un collaborateur par un autre qui coûte moins cher ;
- réduisant le nombre de collaborateurs ;
- limitant la durée de la réunion.
Le réuniomètre, conçu par le cabinet d’étude BrainsWatt, se veut bien plus ludique et restrictif, pour vous faire prendre conscience en amont des critères nécessaires à l’utilité d’une réunion. Ainsi, vous ne pouvez pas réunir plus de 8 personnes, considérant que le nombre optimum de participants à une réunion s’élève à 5 personnes. De même, la durée maximale d’une réunion s’élève à 4 heures – le réuniomètre vous signale tout de même qu’au-delà de 55 minutes de réunion, plus personne ne vous écoute lire vos slides…
… sans tenir compte de son enjeu
Même si l’idée de départ de ces applications est louable (optimiser les coûts au sein des entreprises), ne considérer les réunions qu’en termes de coût est absurde. En effet, une réunion est avant tout justifiée par sa nécessité. Au lieu de concevoir une réunion en termes de coût, il faut la penser par rapport aux enjeux qu’elle implique.
Il est évidemment préférable qu’une personne qui assiste à une réunion dispose d’une rémunération plutôt faible pour réduire le coût de la séance, comme invite à le faire le Meeting Cost Calculator. Cependant, cela signifierait ne plus inviter de grands directeurs à des CE, par exemple, au prétexte qu’ils coûteraient cher. Or la communication auprès des élus, représentants du personnel, est primordiale et ce moment d’échange est précieux, puisqu’il peut rassurer les collaborateurs et les directeurs sur les décisions d’entreprise qu’ils ont prises.
On pourrait également penser qu’il est préférable qu’un cadre dirigeant reste à son bureau à développer de nouveaux projets, au lieu de le perdre inutilement en réunion. Cependant, les projets qui génèrent le plus d’impacts dans une entreprise touchent généralement plusieurs directions qui doivent travailler ensemble pour les mener à bien. Or ces réflexions se forment et aboutissent… dans le cadre de réunions !
De même, il est évidemment préférable pour tout le monde qu’une réunion dure le moins longtemps possible, comme l’explique le réuniomètre. Cependant, la présentation d’un projet important peut nécessiter du temps et les réponses aux questions qui se posent sont capitales, car elles peuvent mettre en exergue des problématiques oubliées par les responsables de projet et appuyer l’importance du projet, par exemple.
Enfin, même si une réunion qui compte le moins de participants est effectivement la plus efficace, elle n’est pas toujours possible. Dans certains cas, il faut réunir un certain nombre d’acteurs différents qui, avec leurs compétences uniques, permettront d’avoir une vue globale sur un projet, en tenant compte de ses bénéfices et de ses conséquences. Limiter le nombre de participants uniquement pour réduire les coûts d’une réunion, c’est restreindre les chances de voir un projet aboutir et profiter à tout le monde.
Tous ces outils calculent concrètement le coût d’une réunion, à partir de la durée effective de cette dernière, mais aucun ne mesure concrètement ses bénéfices, sur la cohésion, la communication et l’innovation dans l’entreprise. En effet, comme tous les coûts réalisés au sein d’une entreprise, ceux-ci constituent de véritables investissements à court, moyen, voire très long termes.
Ne pas se réunir au sein d’une entreprise conduirait celle-ci à sa perte. Chaque collaborateur travaillerait de son côté sur des projets qu’il imposerait aux autres sans concertation, sans évaluer l’intérêt, la pertinence et les impacts de celui-ci sur ses collègues. La réunion permet également de créer un sentiment d’appartenance au sein d’un service, d’une direction et enfin d’une entreprise. Or la cohésion est capitale pour que la société avance ensemble dans une même direction.
Des outils parmi d’autres !
Pour autant, même si ces outils ne tiennent pas compte des bénéfices à plus ou moins long terme, ils ne sont pas totalement dénués de sens.
Il ne faut pas les voir comme des outils visant à chasser ou museler toutes réunions, au prétexte qu’elles sont trop longues et coûtent trop cher. Par définition, le coût d’une réunion est toujours trop élevé, puisqu’elle ne génère pas directement de chiffre d’affaires – même si elle peut conduire à la mise en place de projets qui, eux, en produiront. Au contraire, ils peuvent déclencher une réflexion sur le poids des réunions inutiles et la nécessité de ne pas en organiser à tort et à travers. Dans ce sens, ils permettent de mesurer le coût d’une organisation inefficace.
En conclusion, on peut dire que connaître le coût d’une réunion est essentiel, mais qu’évaluer sa nécessité est capital.
