Rendez vos réunions plus productives et collaboratives : supprimez tables et chaises ! Bienfaits et méfaits du stand-up meeting ou réunion debout.
Le stand-up meeting ou réunion debout (pour être Académie-française-proof) est un phénomène managérial à la mode ces dernières années, notamment depuis le développement de la méthode Agile. Il a fait ses preuves dans de nombreuses organisations, comme au Conseil privé du Royaume-Uni où il est adopté depuis… 1861.
S’il est si répandu et s’il a fait ses preuves depuis un siècle et demi, faut-il pour autant revendre toutes nos tables et nos chaises dans nos salles de réunion ? La réponse est non.
Qu’est-ce que le stand-up meeting ?
Tout d’abord, il convient de définir la réunion debout. Comme son nom l’indique, il s’agit d’une réunion qui se tient debout, sans chaise ni table. Les participants forment un cercle et échangent en se faisant face. Elle dure en moyenne entre 5 et 15 minutes.
Il raccourcit la durée des réunions
Le principe de base du stand-up meeting s’inscrit dans la méthode Agile. L’objectif est de consacrer seulement quelques minutes pour faire le point sur l’avancée d’un projet : ce qui est fait, ce qu’il reste à faire, les difficultés rencontrées et les solutions à apporter. Il s’agit moins d’entrer dans le détail que de présenter un bilan rapide.
La station debout étant difficile à tenir sur la longueur, les participants éprouvent moins l’envie de s’étendre sur les divers sujets à aborder. Au contraire, ils souhaitent enchaîner les points pour retrouver leur poste (et leur fauteuil) le plus vite. Ainsi, ils s’expriment plus clairement et rapidement que dans une position assise qui, elle, favorise avachissement progressif des participants, puis détachement du débat.
… et rend actif chaque participant
En plus de raccourcir le temps de réunion et de garder actif les participants, des chercheurs de l’Université Washington de Saint-Louis ont démontré que le stand-up meeting améliore la productivité d’un groupe. Ce dernier favorise l’éveil du groupe, l’échange d’informations et d’idées, et diminue le comportement territorial.
En effet, assis à une table de réunion, les participants disposent d’un espace sur la table, possèdent papier, carnet et stylo personnel qu’ils ne sont pas enclins à partager. Au contraire, ils cherchent à protéger leur espace. Ce comportement se retrouve dans les débats. Les participants se montrent individualistes, moins à l’écoute et prêts à défendre leur espace de parole et leurs positions.
Au contraire, dans le cadre d’une réunion debout, les participants ont tendance à collaborer davantage autour d’un espace de travail partagé pour atteindre ensemble les objectifs qu’ils se sont fixés.
Cependant, il crée un déséquilibre entre les participants selon l’âge, la taille et le sexe
Néanmoins, la réunion debout n’est pas appropriée à tout le monde.
En effet, les plus fragiles, comme les personnes âgées, les femmes enceintes ou tous ceux qui souffrent de handicap ou de douleurs (de dos par exemple) ne peuvent souvent pas rester debout.
De même, la taille des participants influent sur les interactions. D’une part, la conversation est moins fluide et productive quand les têtes se trouvent plus ou moins haut les unes des autres que lorsque tous les participants se situent au même niveau sur des fauteuils réglables. D’autre part, selon qu’une personne est petite ou grande, elle baissera ou lèvera les yeux, ce qui ne met pas deux participants de taille différente sur le même rang. Ainsi, les arguments d’une personne de 1 m 90 seront plus aisément entendus que ceux d’une personne de 1 m 60.
Quand on sait que la taille moyenne d’un homme est supérieure à la taille moyenne d’une femme, on peut penser que c’est un problème. Comme l’explique Bob Frisch sur Harvard Business Review, une femme peut compenser sa petite taille en portant des talons haut. Cependant, cela ne rendra que plus inconfortable les stand-up meetings qui se prolongent.
Comme le souligne Bob Frisch, on pourrait demander aux personnes fragiles de s’asseoir et aux personnes plus petites de rester devant les autres, mais cela ne ferait que renforcer la position de ces derniers.
Sans pouvoir être généralisé, il peut être adopté avec parcimonie
Comme nous l’avons vu, les stand-ups meeting favorisent dynamisme et collaboration, et réduisent la durée des sessions. Cependant, oubliez-les pour les grandes réunions qui demandent d’éplucher documents et documents. J’imagine mal un CE ou un CHSCT d’une heure ou deux se déroulant debout – et encore moins un rédacteur tentant d’effectuer sa prise de notes sans chaise ni table. La durée maximale de 15 minutes proposée par Wisembly me semble pertinente.
Entre outre, malgré les problématiques soulevées par la santé et la taille des participants, il ne faut pas abandonner le stand-up meeting. En effet, il peut être idéal pour les réunions de service quotidiennes sans véritable enjeu. En revanche, dès qu’un sujet devient conflictuel, il vaudra mieux opter pour la bonne vieille table et chaise, pour assurer un rapport d’égalité.
Et si vous voulez casser la dynamique d’une réunion, vous pouvez tout à fait jouer sur la forme des tables. Une ronde ne met personne en position prédominante. Un U permet d’asseoir la place du président. Un V permet au présentateur de se placer devant chaque participant… Soyez imaginatif ! (Et n’oubliez pas de nous en faire part.)
Et vous, envisagez-vous de mettre en place des réunions debout dans vos entreprises ?
