Fournir son enregistrement pour la rédaction tu PV : la solution la plus économique pour gagner du temps.
Le métier de CWT Meetings & Events est d’organiser des réunions efficaces et des événements inoubliables pour ses clients. Son objectif : engager les participants et dépasser les attentes de ses clients.
Avant de recourir aux services de Codexa, CWT Meetins & Events rédigeait les procès-verbaux en interne. Ils n’avaient jamais eu recours aux services d’un prestataire externe pour la rédaction des comptes rendus de réunions.
« C’était complètement décousu avant. Personne ne savait comment ça fonctionnait, il n’y avait pas forcément de PV de réunion. Quand j’ai su que cette prestation existait, je me suis dit qu’il fallait absolument prendre ça. »
CWT Meetings & Events signe un contrat avec Codexa en 2017 et choisit l’option la plus économique : envoyer les enregistrements des réunions de CSE via son espace client pour que le rédacteur puisse en rédiger le compte rendu. Les membres de l’instance optent alors pour des procès-verbaux nominatifs, c’est-à-dire que chaque intervenant est nommément identifié dans le PV.
Être accompagnée par un rédacteur professionnel à chaque réunion est aujourd’hui très précieux pour la secrétaire adjointe du CSE. L’avantage premier est le gain de temps. Et elle s’en rend particulièrement compte en 2021 quand, suite à un problème en paie, la subvention que touchait précédemment l’instance est supprimée. Le contrat de prestation de services avec Codexa est alors interrompu.
« On savait comment enregistrer et la RH m’envoyait les enregistrements. Nous étions 9 à la délégation et j’avais dit à mes collègues qu’on ne pouvait plus avoir le secrétariat de Codexa mais qu’il fallait quand même sortir les PV donc que j’avais besoin d’aide. J’étais la seule à prendre des notes. Je prenais les enregistrements, mes notes et je faisais les PV. C’est dur quand ce n’est pas son métier. »
En 2022, quand l’instance de CWT Meetings & Events bénéficie de nouveau de sa subvention, la secrétaire adjointe au CSE est réélue et demande au secrétaire de rouvrir un contrat avec Codexa, ce qu’il accepte naturellement. Depuis, la secrétaire adjointe est réellement soulagée, même si elle prend tout de même le parti de réécouter les enregistrements pour identifier les intervenants.
« C’est évident que c’est un métier. Les gens ne se présentent pas pendant les réunions, donc je demande qu’ils se présentent et qu’ils ne se coupent pas la parole. Quand je reçois le PV, je le relis et je réécoute l’enregistrement en totalité. Ne pas reconnaitre les intervenants sur audio, c’est normal, c’est évident. Comme ce sont des discussions à bâtons rompus, on oublie de se présenter. C’est normal que le rédacteur ne reconnaisse pas les gens donc je peste un peu après mes collègues. »
Le CSE de CWT Meetings & Events est aujourd’hui très satisfait des prestations de rédaction de compte rendu de Codexa, et la secrétaire adjointe de l’instance peut consacrer davantage de temps à son poste de travail dans l’entreprise.
