La communauté d’agglomération de Saintes est un établissement public de coopération intercommunale qui regroupe 36 communes de Charente-Maritime. La collectivité a fait appel à Codexa dans la cadre d’un changement de prestataire au sein d’un marché public dédié aux procès-verbaux d’assemblées communautaires.
La responsable du service des assemblées précise : « Les tarifs de Codexa étaient dans les attendus de l’appel d’offres, et nous avons pu réaliser plusieurs tests de qualité qui se sont montrés concluants : c’est donc Codexa qui a remporté le marché. »
Le type de prestation choisie par la communauté d’agglomération est un compte rendu exhaustif des séances réalisé sur enregistrement : le client transmet un enregistrement via l’extranet sécurisé de Codexa et un rédacteur se charge du compte rendu nominatif.
Les équipes de Codexa ont su se montrer réactives et trouver le rédacteur idéal pour ce type de mission.
« Nous avions à un moment un certain nombre de remontées et corrections à effectuer, mais Codexa a rapidement changé de rédacteur pour nous en dédier un qui sache s’adapter à ce type de séances. »
Au sein de la communauté d’agglomération, des agents prennent des notes durant la séance en plus de l’enregistrement, ce qui permet de recouper les informations en cas d’incertitude sur l’identification d’une intervention.
« C’est un gain de temps considérable pour nous : si les procès-verbaux étaient réalisés en interne, nous devrions certainement les réaliser sur notre temps personnel.
Les missions qui nous incombent sont diverses et notre travail ne peut être dispersé dans des tâches chronophages comme les comptes rendus des séances.
En outre, les délais imposés à Codexa sont strictement respectés. »
Gain de temps, adaptabilité et facilité d’exécution : les avantages de faire appel à un prestataire externe sont appréciables pour la continuité de service de la collectivité.
