Compte rendu ou registre spécial

Pour votre information, les missions des délégués du personnel (DP) sont exercées depuis le 1^er janvier 2020 par le comité social et économique (CSE). Nous laissons néanmoins cet article en ligne pour des questions de référencement.

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Votre entreprise organise pour la première fois une réunion des délégués du personnel (DP) ou vous venez d’être élu titulaire DP et vous vous interrogez sur la production d’un compte rendu. Faut-il en faire un ? Si oui, qui en a la responsabilité ? Sous quel délai doit-il être remis ? Et, question plus fondamentale, comment faire ?

Experts en rédaction, nous répondons à toutes vos interrogations. Tout d’abord, nous allons nous arrêter sur les termes procès-verbal, compte rendu et registre spécial, pour voir ce que la loi impose et ce que vous avez le droit de faire. Puis, nous vous expliquerons comment procéder pour rédiger un compte rendu à insérer dans le registre spécial des DP.

De quoi parle-t-on lorsque l’on parle de compte rendu de DP ?

Suite à une réunion DP, un document doit être établi. Cependant, il ne s’agit ni d’un compte rendu ni d’un procès-verbal (PV), mais d’un registre spécial des DP.

Registre spécial des DP

L’employeur est tenu d’apporter par écrit des réponses motivées et explicites aux demandes des élus dans un délai de 6 jours suivant la réunion.

La loi ne prévoit pas de forme spécifique à ce registre : il peut aussi bien s’agir d’un cahier (à condition que les pages soient numérotées) que d’un dossier informatique. Il doit être en permanence à la disposition de l’inspecteur du travail et des DP. Par ailleurs, les salariés doivent pouvoir en prendre connaissance au minimum un jour ouvré par quinzaine, en dehors du temps de travail. Les modalités de consultation peuvent être fixées par accord collectif.

L’employeur n’est pas tenu de faire la publicité sur la mise à disposition des réponses aux questions sur le registre spécial des DP. Dans la mesure où la loi ne prévoit aucun délai concernant la conservation du registre, il est préférable de l’archiver sans limitation de durée.

PV de réunion DP ou compte rendu ?

Contrairement aux réunions du comité d’entreprise (CE), la loi n’impose pas l’établissement d’un procès-verbal, hors cas de consultation des DP pour motif économique dans une entreprise de moins de 50 salariés.

Néanmoins, il est de coutume pour les élus de réaliser un compte rendu plus ou moins exhaustif diffusé sous forme de tract aux salariés et affiché sur le panneau des DP. En parallèle, la Direction peut constituer le sien et le communiquer.

Pour gagner en temps (les DP disposant de peu d’heures de délégation) et en efficacité (le travail de rédaction n’étant effectué qu’une fois), les deux parties peuvent se mettre d’accord pour faire appel à un prestataire extérieur qui transcrira sous quelques jours seulement un compte rendu complet, fiable et impartial. Si vous optez pour cette solution, nous vous conseillons de fixer dans un accord le responsable du compte rendu, le délai de production, le moyen de diffusion et de communication.

De quoi parle-t-on lorsque l’on parle de compte rendu de DP ?

Pour précision, si l’établissement d’un PV de DP est d’usage ou acté par un accord collectif, l’employeur doit s’y soumettre (cass. crm. 12 janv. 1982, n° 81-92217, B. Crim. n° 12). Cependant, cette pratique ne l’exempte pas de la tenue du registre spécial.

Qui signe le compte rendu de DP ?

Aucune signature n’est imposée par la loi dans le registre spécial. Il en va de même pour le compte rendu établi par l’employeur et/ou les DP – dont la rédaction est facultative.

Cependant, président et/ou élus titulaires ont tout à fait le droit de signer le registre, le PV et/ou le compte rendu, pour acter l’approbation de chacun sur le contenu du document.

Compte rendu de carence

En cas de non tenue de la réunion, en août par exemple au moment des congés annuels, la carence doit être portée au registre des DP.

Dans ce cas, il convient de signaler les présents (au minimum le président) et excusés, et d’indiquer formellement qu’en l’absence d’élus la réunion n’a pas pu se tenir.

Méthode de rédaction des questions/réponses portées au registre spécial

Nous n’allons ici vous présenter que la manière de remplir un registre spécial DP. Si vous souhaitez en savoir plus sur la méthodologie de rédaction d’un compte rendu de réunion des DP, nous vous renvoyons à notre page relative à la rédaction de comptes rendus de réunion.

Le registre spécial ne doit légalement contenir que les réponses aux demandes des élus : la loi n’impose pas la reprise des débats. Ainsi, vous pouvez vous contenter de reprendre les demandes telles que formulées par les DP et d’apporter sous chaque point vos réponses écrites de manière synthétique.

Dans ce cas, vous n’avez pas besoin de prendre de notes en réunion. En séance, vous préciserez seulement les demandes et affinerez éventuellement vos réponses.

Dans le registre, il convient de faire apparaître les éléments suivants :

• date de la réunion
• heures d’ouverture, de clôture, voire de suspensions
• participants: présents et absents
• annexes: déclarations, présentations, etc.

Toutefois, afin d’apporter une information précise à vos salariés quant au contenu des débats, vous avez tout à fait le droit de synthétiser ou de reprendre les échanges de manière exhaustive.

Si vous souhaitez un document exhaustif, le recours à l’enregistrement s’imposera pour retranscrire toutes les interventions.

Si vous optez pour une synthèse, l’enregistrement ne sera pas nécessaire, vous pourrez procéder comme suit :

1. avant la session, préparez une trame pour votre prise de notes en actualisant toutes les informations dont vous disposez déjà (date, heure…) : inscrivez les réponses que vous allez apporter
2. en séance, notez les éléments saillants des échanges, de manière télégraphique
3. le plus tôt possible après la séance, remettez vos notes au propre, en optant pour un français soutenu et précis. Ce dernier point est important, car en cas de conflit, c’est le registre qui fera foi
4. relisez-vous à tête reposée, afin de vous assurer de ne rien avoir oublié, de ne pas avoir commis d’erreur ou d’omission, et de chasser les coquilles récalcitrantes
5. faites-vous relire par les élus, voire les invités, pour confirmer l’exactitude de votre rédaction et, sinon, pour apporter les corrections nécessaires.

Si vous effectuez un enregistrement pour une tierce personne, réalisez un filage de la séance (notez le nom des intervenants et leurs premiers mots) ou demandez à chacun de se présenter avant chaque prise de parole.

Concernant la forme, vous êtes libre d’opter pour du style direct ou indirect, nominatif ou anonyme (Direction/DP). Une fois la forme arrêtée, soyez rigoureux et ne laissez pas transparaître du style direct si votre compte rendu est à l’indirect, par exemple.

Conclusion

Dans le cadre des délégués du personnel, aucun compte rendu ou procès-verbal n’est imposé par la loi : l’employeur est seulement tenu d’apporter dans un délai de 6 jours les réponses aux questions des DP dans un registre spécial.

Cependant, chaque partie a le droit de produire un compte rendu ou procès-verbal, selon l’appellation adoptée. Dans ce cadre, elle fixe ses propres règles : signature ou non, délai et mode de diffusion, style…

Pour gagner du temps et de l’efficacité, employeur et DP peuvent s’accorder sur l’établissement d’un compte rendu commun, en faisant appel à un tiers impartial et fiable.

Dans ce cas, vous avez tout à fait le droit de recourir aux services d’une société extérieure. Codexa, spécialiste de la rédaction de comptes rendus et PV d’instances représentatives du personnel (IRP), peut vous accompagner dans cette démarche.