PV de CSE, CSSCT, CSEC
que faire avant, pendant et après la réunion ?
Vous avez téléchargé notre modèle de compte rendu pour rédiger votre PV de CSE, CSSCT ou CSEC ? Si ce n’est pas encore fait, vous pouvez le faire ici.
Que faire de ce modèle, avant, pendant et après la réunion ? Suivez nos conseils experts pour gagner du temps sur la rédaction de votre compte rendu de CSE, CSSCT et CSEC.
Nous restons naturellement à votre disposition si vous avez besoin d’un rédacteur professionnel pour vous épauler.
AVANT LA RÉUNION
préparez votre trame de prise de notes
Une fois que vous avez la date de votre prochaine réunion, il est important de préparer votre trame de prise de notes à partir du modèle que vous avez entre les mains. Mettez à jour les éléments suivants :
- nom de l’instance en entête de PV
- date et heure de convocation
- liste des participants : remplissez la liste avec les personnes convoquées au début du compte rendu. Le jour de la réunion, vous n’aurez plus qu’à indiquer celles qui sont présentes, absentes ou excusées. Vous ajouterez également les intervenants extérieurs le cas échéant.
- ordre du jour : intégrez les intitulés de l’ordre du jour dans votre trame, en respectant bien les styles de titres du modèle que nous vous avons fourni. Ainsi, une fois votre PV rédigé, il vous suffira de mettre à jour la table des matières automatique, ce qui vous fera gagner un temps précieux.
Une fois cela fait, votre trame de prise de notes est prête pour le jour J.
Une astuce en plus ? Vous pouvez paramétrer vos raccourcis clavier avant la réunion en enregistrant les noms de tous les intervenants. Cela vous fera gagner un temps précieux pour la mise en page de votre compte rendu de CSE, CSSCT ou CSEC.
Pour en savoir plus, lisez notre article complet : Tapez plus vite sur Word et Outlook grâce à l'insertion automatique.
PENDANT LA RÉUNION
adaptez votre prise de notes
Faites au plus simple pendant la réunion : utilisez des abréviations pour gagner du temps, ne prenez pas en notes des informations qui ne figureront pas dans votre compte rendu final et ne recopiez pas les éléments présents dans des éléments supports à votre disposition.
- Enregistrement de la réunion : Si aucun collègue élu ne s’y oppose, enregistrez la réunion. Si possible, prenez des notes, avec le nom des intervenants si votre document est nominatif. Cela vous permettra d’avoir un minimum d’informations dans le cas où vous rencontreriez un problème d’enregistreur. En outre, vous pourrez plus facilement en déléguer la rédaction si vous ne trouvez pas le temps de le retranscrire.
- Retranscription des débats : Adaptez votre prise de notes au format que vous avez préalablement défini avec les autres participants : il est en effet inutile de prendre en notes les débats au mot-à-mot si vous devez in fine rédiger un relevé de conclusions.
- Noms des intervenants : Adaptez votre prise de notes au format préalablement défini : style nominatif ou non nominatif ? Si vous optez pour le compte rendu nominatif, chaque intervention sera introduite par le nom de l’orateur ou son titre (M. Martin, M. le président, etc.). Dans ce cas, utilisez des abréviations ou des numéros pendant la prise de notes pour savoir qui prend la parole à quel moment, vous remettrez les noms en forme après la réunion. Si vous optez pour un PV non nominatif, les intervenants seront alors qualifiés par leur fonction, sans distinction (les élus du CSE, le président du CSE, etc.).
- Votes : Si certains points sont soumis au vote des élus, vous devrez faire figurer le résultat du vote en mentionnant le nombre de votants (et éventuellement leurs noms si des suppléants votent pour des titulaires absents), le nombre de votes pour, contre ou d’abstentions. Vous pouvez conclure le vote par une mention sommaire du type : « Le CSE se prononce à l’unanimité en faveur du projet… » ou « Le CSE donne un avis favorable à la majorité (3 voix pour, 2 voix contre)… »
Vous n'êtes pas autorisé à enregistrer la réunion ? Vous ne pourrez pas prendre le détail des échanges. Écoutez ce que dit une personne avant de prendre des notes. N’interprétez jamais ce qui est dit. Si vous avez un doute sur le sens des propos d’un membre, demandez-lui immédiatement de clarifier ses propos. Plus tard, ce sera trop tard.
APRÈS LA RÉUNION
ne tardez pas à rédiger votre compte rendu
Le plus tôt vous le ferez, le plus simple l’exercice sera. La réunion étant encore fraîche dans votre mémoire, sa retranscription sera plus rapide.
Si vous devez réaliser un document exhaustif, vous devrez réécouter entièrement l’enregistrement pour rédiger le compte rendu, phrase après phrase. Pour information, comptez un jour pour rédiger une heure d’audio.
Si votre document doit être synthétique et que vous avez réalisé une prise de notes plutôt complète, n’écoutez pas l’enregistrement en intégralité. Avancez par bonds sur la bande pour ajouter les éléments qui manquent.
Rédigez sur une copie de votre prise de notes afin de pouvoir revenir sur vos notes dans le cours de la rédaction en cas de doute.
Utilisez un style simple, avec des phrases composées de sujet-verbe-complément. Enfin, relisez-vous à tête reposée.
Un conseil supplémentaire ?
- Annexes : Si des documents ont été présentés en séance et que vous devez vous y référer ou les annexer au compte rendu, ne perdez pas de temps à les citer dans votre prise de notes, vous pouvez les annexer au compte rendu avec une phrase du type : Monsieur [NOM] donne lecture d’une déclaration au sujet du projet x, annexée au présent compte rendu.
- Signature du PV : La rédaction du document étant de la responsabilité du secrétaire, il est préférable que celui-ci y appose sa signature. Pour inscrire son accord avec le contenu du compte rendu, le président peut tout à fait cosigner le document. Cette pratique est courante dans les entreprises.
Si vous avez besoin d’un rédacteur professionnel pour vous faire gagner du temps, nous sommes à votre disposition.
LES 3 PRINCIPES DE RÉDACTION D'UN PV
clarté, neutralité, efficacité
Pour être lu, le procès-verbal doit présenter les caractéristiques suivantes :
- Clarté : Le lecteur du procès-verbal, qu’il ait ou non assisté à la réunion, doit pouvoir dès la première lecture prendre connaissance des débats et des décisions intervenues en séance.
- Neutralité : Le procès-verbal ne doit pas refléter la seule opinion du secrétaire du comité ou dénaturer le déroulement des débats : il doit au contraire représenter une image fidèle des discussions et décisions intervenues en séance, et garantir un traitement équitable des interventions des différents participants.
- Efficacité : Les débats relevant du fonctionnement interne du comité intéressent peu les salariés. Ils souhaitent en revanche être informés des décisions les concernant, par exemple celles touchant à leurs conditions de travail ou à leur rémunération.
Le procès-verbal doit donc être un document structuré et concis, permettant aux salariés de prendre connaissance rapidement des informations qui les intéressent.
RÉDACTION DE TOUS VOS COMPTES RENDUS
pourquoi ne pas vous faire accompagner ?
Parce que la rédaction des procès-verbaux est chronophage (et elle l’est d’autant plus dans le cadre d’un CSE), le législateur a prévu que vous puissiez vous faire aider par un professionnel.
Vous pouvez passer un accord avec votre employeur pour qu’il finance tout ou partie de cette prestation, ou utiliser le budget de fonctionnement du CSE. Prenez quelques minutes pour lire certains de nos cas clients, comme celui de Veolia Eau d’Ile de France ou celui de Leroux & Lotz.
Pour en apprendre plus sur cette prestation, vous pouvez découvrir les services de retranscription de Codexa dédiés au IRP (CSE, CSSCT, CSEC) ou directement contacter nos experts.
PME OU GRAND GROUPE
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Nous serions ravis d’échanger avec vous sur vos besoins, pour vous faire gagner du temps et fluidifier la gestion de vos comptes rendus de réunions.