Comment faire un

Chercheur, sondeur, recruteur ou manager, vous êtes amené à établir un compte rendu de vos entretiens ou à en faire rédiger. Pour gagner du temps dans la sélection de votre rédacteur ou dans la réalisation de votre premier document, vous cherchez un guide vous listant la marche à suivre. Vous avez raison. Dans cet article, nous allons vous expliquer comment procéder.

Pour chaque grande famille d’entretiens, nous allons voir :

1. les éléments qui doivent apparaître
2. la manière de réaliser la prise de notes
3. la rédaction à proprement parler.

Entretiens professionnels

Dans une carrière salariée, du public ou du privé, nous sommes amenés à réaliser un certain nombre d’entretiens, de l’embauche à la rupture conventionnelle, en passant par l’évaluation annuelle. Comme pour toute réunion, pour s’assurer de son efficacité, il convient d’en dresser le compte rendu. Dans l’environnement professionnel, son établissement est d’autant plus contraint qu’il est souvent la pièce principale sur laquelle s’appuyer en cas de conflit entre salarié et employeur. C’est pourquoi il convient d’effectuer cette tâche avec rigueur – même si elle paraît d’abord uniquement formelle.

Pour des questions de confidentialité et parce qu’une personne qui se sait enregistrée ne se sentira pas tout à fait libre de s’exprimer, vous ne pourrez pas vous appuyer sur un enregistrement pour réaliser votre compte rendu. Tout se jouera de fait, au moment de l’entretien, dans votre prise de notes. La forme de votre compte rendu sera donc synthétique.

Compte rendu d’entretien d’embauche

Le compte rendu d’entretien d’embauche établi par le recruteur est un excellent moyen de comparer plusieurs candidats sur les mêmes critères, par lui-même ultérieurement ou dans le cadre d’une décision collégiale.

Pour être pertinent, ce compte rendu doit relever les éléments suivants :

• prénom, nom et poste visé
• situation actuelle et durée du préavis de départ si concerné
• expérience/parcours professionnel
• formation
• vision/cohérence de son parcours
• motivations pour quitter sa société
• motivations pour intégrer la vôtre
• avis du recruteur : points positifs et négatifs
• prétentions salariales

Pour être efficace, préparez votre trame en amont et gardez la même pour tous les entretiens. Remplissez les critères au fur et à mesure de l’échange. Son utilisation étant personnelle, voire interne, le style télégraphique convient parfaitement.

Attention à ne pas noter des éléments pouvant être jugés discriminatoires : âge, origine, religion, situation familiale, etc.

Selon le poste visé, de chargé de communication par exemple, le recruteur peut demander un compte rendu d’entretien à un candidat. L’objectif pour l’employeur est de s’assurer que le candidat a bien compris ce qui était attendu de lui dans le poste et l’entreprise, mais aussi d’apprécier ses qualités en matière de rédaction et de mise en forme de documents professionnels. Si tel est le cas, le recruteur doit vous faire part de cette contrainte avant l’entretien, afin que vous puissiez prendre des notes tout au long de l’échange.

L’exercice visant à évaluer votre capacité de synthèse, mais aussi de compréhension des éléments importants, fixez-vous un ratio de deux pages par heure d’entretien : vous resterez synthétique tout en reprenant plus de contenu que la simple description de votre CV ou du poste de l’annonce à laquelle vous avez répondu.

Effectuez l’exercice rapidement après l’entretien, afin d’avoir la mémoire fraîche pour éclaircir des éléments de vos notes ou de combler des lacunes. Prenez un soin particulier au français, en optant pour un langage soutenu. Relisez le compte rendu à tête reposée, pour vous assurer de sa cohérence globale et chasser les coquilles récalcitrantes. Enfin, apportez la même minutie à l’e-mail qui accompagne votre compte rendu – il pèsera autant dans l’appréciation de votre recruteur.

Entretien d’évaluation

De manière générale, l’entretien d’évaluation fait l’objet d’un compte rendu. Ce dernier permet en effet de noter noir sur blanc :

• le bilan de l’année précédente : les réussites, les échecs, les obstacles…
• les axes d’amélioration pour l’année à venir
• les objectifs à atteindre pour l’année à venir, quantifiés et avec les critères d’évaluation.

Les sujets évoqués au cours de l’entretien sont repris afin de résoudre les éventuels conflits qui pourraient naître ensuite concernant les objectifs attendus, par exemple.

Qui le rédige ? C’est généralement le responsable qui est chargé de son établissement.

Comme pour l’entretien d’embauche, il est conseillé de préparer en amont une trame mise à jour (nom du salarié, date, poste occupé, ancienneté, etc.). Renseignez déjà les éléments que vous évoquerez, comme les obstacles que vous avez identifiés, les réussites, etc.

Le jour j, vous suivrez ce chemin de fer pour mener votre entretien – ce qui vous permettra de n’oublier aucun thème. Prenez le temps de bien écrire dans votre compte rendu ce qui est dit par votre collaborateur et de lire immédiatement en séance ce que vous notez. Vous améliorerez ainsi la qualité de votre entretien en fondant votre échange sur une bonne compréhension des propos de chacun. Vous réduirez également le nombre d’aller-retour plus tard pour valider le compte rendu.

Le plus tôt possible après l’entretien, quand vous avez encore la discussion en mémoire, rédigez votre compte rendu à partir de vos notes. Soyez factuel et objectif : évitez les jugements de valeur. Employez un français correct, en utilisant les mots adéquats. Si vous rencontrez des personnes les unes après les autres, attention à ne surtout pas mélanger leurs propos. Le mieux est encore de rédiger le compte rendu avant de commencer un autre entretien.

Qui le signe ? Toutes les parties qui sont d’accord avec le compte rendu. Envoyez votre projet de compte rendu au collaborateur qui l’amende ou le signe s’il lui convient. Cette signature fera foi ultérieurement en cas de conflit. Un collaborateur a le droit de refuser de signer un compte rendu d’entretien. Il pourra se justifier dans un champ spécifique du compte rendu : « commentaire du collaborateur ».

Entretien professionnel

Le Code du travail (Article L.6315-1) instaure la tenue d’un entretien professionnel tous les deux ans minimum, portant sur les « perspectives d’évolution professionnelle, notamment en termes de qualification et d’emploi » du collaborateur. La loi prévoit également que soit remis au salarié un compte rendu de cet entretien. Celui-ci permet de cadrer les échanges, de garder une trace des desiderata du collaborateur et des engagements de l’employeur, mais aussi d’attester la bonne tenue de cet entretien. En effet, la loi prévoit des sanctions aux entreprises de plus de 50 salariés qui n’auraient pas tenu 3 entretiens professionnels minimum au cours des 6 dernières années.

Pour l’établissement du compte rendu professionnel, procédez de la même manière que pour l’entretien annuel : préparez une trame, prenez en notes les échanges directement sur cette trame, rédigez rapidement le compte rendu, faites-le relire par le collaborateur, corrigez-le si nécessaire, et signez-le.

Entretien disciplinaire

Employeur, pour tracer les griefs d’un salarié et ses engagements, vous pouvez tout à fait établir un compte rendu d’entretien disciplinaire auquel vous pourrez vous référer ultérieurement. Le plus simple est d’écrire en amont la présentation des faits reprochés au collaborateur (ne soyez pas forcément exhaustif : exposez maximum 4 ou 5 faits, pour éviter de « charger la barque » inutilement).

En séance, vous n’aurez qu’à prendre en notes les réponses du salarié et les éventuels échanges qui suivront, s’ils sont essentiels à l’accord final. Tout comme pour l’entretien annuel, lisez en séance les notes que vous prenez, afin de vous assurer d’avoir bien compris la position du salarié, et de rester factuel et objectif. Il est enfin préférable de faire signer le compte rendu par le collaborateur, pour vous assurer que celui-ci a pris connaissance de ce qui est écrit.

Attention, il existe une jurisprudence en matière de compte rendu d’entretien disciplinaire :

Un compte rendu d’un entretien rédigé par l’employeur au cours duquel il a énuméré divers griefs et insuffisances qu’il imputait à la salariée, sans traduire une volonté de sa part de les sanctionner, n’est pas une mesure disciplinaire.

Chambre sociale, Cour de cassation, 12/11/15 n° 14-17615

Rupture conventionnelle

L’établissement d’un compte rendu de rupture conventionnelle n’est pas obligatoire. S’il peut rassurer le salarié, vous pouvez en rédiger un en suivant le même principe que l’entretien annuel (voir ci-dessus). Cependant, il a en soi peu d’intérêt puisqu’au final, en cas de désaccord, aucune rupture conventionnelle ne pourra être mise en place.

Entretien préalable au licenciement

Dans le cadre d’un entretien préalable au licenciement, la loi prévoit l’assistance du salarié par une personne tierce. Ce dernier peut réaliser un compte rendu d’entretien qui, s’il n’est pas contesté par l’employeur, sera réputé approuvé par celui-ci.

Si vous assistez à un entretien, avant le jour j, rencontrez le salarié et préparez une trame sur laquelle vous effectuerez votre prise de notes. Inscrivez les questions et les réponses que compte apporter le salarié. Cela vous permettra de réduire votre travail en séance.

Lors de l’entretien, prenez en notes les éléments factuels : motif du licenciement, explications et exemples, mais aussi réponses du salarié. Levez toutes les ambiguïtés immédiatement en séance afin d’assurer un compte rendu le plus fidèle et objectif possible. Lors de l’entretien, ne cherchez pas à réaliser un brouillon cohérent, avec des phrases correctement construites : vous n’aurez pas le temps de prendre des notes, de les réécrire et de suivre l’entretien en même temps.

Le soir même ou le lendemain, reprenez vos notes et remettez-les en forme. Construisez des phrases en français soutenu, claires et fidèles aux échanges. Relisez le compte rendu à tête reposée, puis faites-le relire à l’employeur et au salarié. Ces derniers peuvent le signer pour attester leur approbation. Cependant, sachez que votre seule signature fait foi devant les conseils de prud’hommes, pour peu que votre synthèse soit d’une neutralité absolue.

Compte rendu d’entretien sociologique

Dans son travail, un sociologue se doit d’aller à la rencontre des sujets observés et d’évoquer les thèmes analysés avec des acteurs du terrain dans le cadre d’entretiens. Leur contenu est retranscrit en comptes rendus qui forment un corpus d’étude pour le chercheur.

Pour être pertinents, ces comptes rendus de travail ne doivent pas seulement refléter fidèlement les propos échangés, mais aussi reprendre l’intégralité de l’entretien, y compris les onomatopées, les rires, voire les silences. Sans cela, le discours s’en trouverait tronqué. C’est pourquoi l’enregistrement est capital.

Les entretiens se menant généralement à 2 personnes, voire 3 ou 4, si le chercheur se fait assister ou si l’échange est croisé avec un binôme d’acteurs, la prise de notes est minime : l’enregistrement suffit. Il vous reviendra tout de même de relever certains éléments capitaux pour vous y retrouver : lieu, date, heure, durée, intervieweurs, nom du ou des interrogés… selon les besoins de l’enquête.

Une fois l’entretien mené, il vous faudra prendre votre mal en patience pour rédiger le compte rendu en réécoutant l’enregistrement en intégralité. En effet, comptez entre 6 et 8 h de travail de retranscription pour une heure d’entretien.

En termes de logiciel, pour rédiger, vous pouvez vous aider de Dragon, un outil de dictée efficace après un temps d’apprentissage de l’outil. Vous pouvez aussi utiliser Express Scribe, un lecteur audio pratique, notamment pour les options de retour en arrière automatique ou de raccourcis utilisables depuis Word. En revanche, vous compterez toujours des heures de travail de reprise et vérification des termes incompris. Le plus simple reste de dérouler votre bande audio et de copier sur votre traitement de texte toutes les phrases que vous entendez.

Cette tâche étant fastidieuse et longue, vous pouvez tout à fait la déléguer à des professionnels. Codexa propose notamment des prestations de retranscriptions en mot à mot. Vous pouvez contacter nos équipes pour de plus amples informations en la matière.

Compte rendu d’entretien téléphonique

Il existe différents types de comptes rendus d’entretien téléphonique : à visée sociologique, de formation à distance, pour une enquête environnementale ou comportementale, pour un recrutement, etc.

Dans ce cas, le fonctionnement est similaire à une entrevue physique. La seule différence réside dans le fait que si vous souhaitez disposer d’un compte rendu exhaustif (pour un travail sociologique ou une enquête) et si plus de deux personnes participent à cet entretien, il faudra demander à chacun de se nommer avant d’intervenir.

Conclusion

Comme nous avons pu le voir, il n’existe pas de compte rendu d’entretien type, mais plusieurs types de comptes rendus d’entretiens. Au sein de l’environnement professionnel, les entretiens sont très formels et soumis à des contraintes légales. Dans ce cadre, l’enregistrement est proscrit et la signature revêt une valeur légale capitale pour les éventuelles procédures à suivre.

Les entretiens qui relèvent plutôt du sociologique, y compris les enquêtes de terrain, demandent d’être au plus près des mots des interviewés, pour disposer d’un matériau brut fidèle aux intentions de la personne interrogée. En effet, ce qui n’est pas dit est aussi important que ce qui est formulé. Dans ce cadre, l’enregistrement est obligatoire et les notes seront minimes.

Il n’existe malheureusement pas de logiciel totalement efficace pour retranscrire ces heures d’entretien. En revanche, des professionnels rodés à l’exercice peuvent remplir cette tâche. Si vous souhaitez plus d’information sur cette dernière solution, contactez les équipes de Codexa, spécialiste du compte rendu depuis 2007.