Réunir le CSE à distance : le point sur les aspects légaux
En raison de l’épidémie de Covid-19, les réunions à distance ne sont pas encore un lointain souvenir : elles demeureront la norme au moins au 1er semestre 2021. Quels sont les aspects légaux à prendre en compte pour réunir le CSE en toute sérénité ?
Réunions de CSE à distance : possibilités et dérogations
L’ordonnance du 25 novembre 2020 en application de la loi de prorogation de l’état d’urgence rétablit la possibilité de réunir le CSE par visioconférence, voire par conférence téléphonique ou messagerie instantanée (ord. 2020-1441 du 25 novembre 2020, JO du 26 novembre 2020).
Ce régime dérogatoire s’applique jusqu’à l’expiration de la période d’état d’urgence sanitaire en cours, soit, pour le moment, jusqu’au 16 février 2021 inclus.
Toutefois, ces nouvelles règles entérinent le droit du CSE de refuser une réunion à distance sur certains sujets sensibles, lorsque l’information et la consultation du comité interviennent dans le cadre de l’un des mécanismes ou régimes suivants :
- procédure de licenciement collectif pour motif économique (Code du travail, L. 1233-8 et suivants)
- mise en œuvre des accords de performance collective (Code du travail, L. 2254-2)
- mise en œuvre des accords de rupture conventionnelle collective (Code du travail, L. 1237-19)
- mise en œuvre de l’activité partielle de longue durée (loi 2020-734 du 17 juin 2020, art. 53)
Pour être valable, ce refus doit être exprimé par la majorité des membres élus du CSE convoqués à la réunion et l’employeur doit en avoir connaissance au plus tard 24 heures avant le début de la réunion.
Rien n’exclut cependant la possibilité de tenir ces réunions à distance, et dans la mesure où un procès-verbal est établi, chaque sujet peut avancer légalement dans la vie de l’entreprise.
Modalités légales de réunion du CSE à distance
Les modalités des réunions à distance sont précisées par décret. Le Ministère du Travail a reconduit à l’identique les dispositions prévues lors du premier confinement (décret 2020-419 du 10 avril 2020, JO du 11 avril 2020).
CSE en visioconférence ou en conférence téléphonique
Pour réunir le CSE en visioconférence ou en conférence téléphonique, certaines règles doivent être respectées :
- le dispositif utilisé doit garantir l’identification de chaque participant et leur participation effective en assurant la retransmission continue et simultanée du son des débats
- le procédé mis en œuvre ne doit pas faire obstacle à la tenue de suspensions de séance
- les délibérations ne peuvent débuter que lorsqu’il est vérifié que chacun a accès au dispositif mis en place
La convocation adressée par l’employeur aux membres du CSE doit comporter la date et l’heure de la réunion, ainsi que le dispositif utilisé pour son déroulement.
Réunion CSE via messagerie instantanée
Plus rarement, l’employeur peut réunir le CSE par le biais d’une messagerie instantanée s’il est impossible de recourir à la visioconférence ou à la conférence téléphonique, ou si un accord d’entreprise le prévoit.
Là encore, le dispositif utilisé doit permettre :
- l’identification de chaque participant
- la transmission instantanée des messages écrits au cours des délibérations
- la clôture de la réunion par un message de l’employeur, qui ne peut intervenir avant l’heure limite fixée dans la convocation
La convocation adressée par l’employeur aux membres du CSE doit en effet mentionner l’utilisation d’une messagerie instantanée, la date et l’heure de la réunion, ainsi que la date et l’heure à laquelle interviendra au plus tôt sa clôture.
Par visioconférence, conférence téléphonique ou messagerie instantanée, vous pouvez confier l’établissement du procès-verbal à un prestataire extérieur : vous pourrez ainsi vous concentrer uniquement sur les sujets à traiter, les questions et les débats.
Le vote lors d’une réunion de CSE à distance
Pour procéder à un vote à bulletin secret, le dispositif technique mis en place ne doit pas permettre de relier le participant à son vote, tant sur les données transmises que sur la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.
Le vote doit avoir lieu de manière simultanée, chaque participant disposant du même temps pour voter. Enfin, au terme du vote par messagerie instantanée, l’employeur adresse les résultats à l’ensemble des membres du CSE.
En résumé
L’ordonnance du 25 novembre 2020 en application de la loi de prorogation de l’état d’urgence rétablit la possibilité de réunir le CSE par visioconférence, conférence téléphonique ou messagerie instantanée, jusqu’à l’expiration de la période d’état d’urgence sanitaire en cours, soit, pour le moment, jusqu’au 16 février 2021 inclus.
Ces nouvelles règles entérinent le droit du CSE de refuser une réunion à distance sur 4 sujets seulement : procédure de licenciement collectif pour motif économique, mise en œuvre des accords de performance collective, mise en œuvre des accords de rupture conventionnelle collective et mise en œuvre de l’activité partielle de longue durée.
Concernant les modalités pratiques, le Ministère du Travail a reconduit à l’identique les dispositions prévues lors du premier confinement.
