Comment faire un compte rendu de séminaire ?

Que vous organisiez un séminaire d’entreprise, de formation ou thématique, son compte rendu est capital. Il vous permet de faire la synthèse des travaux de la journée et de disposer d’une première réponse à une problématique. En outre, il peut servir à communiquer sur votre événement et à promouvoir vos prochains rendez-vous.

Attention néanmoins à sa réalisation : un bon compte rendu est aussi important qu’un bon intervenant. En effet, si la retranscription est inexacte et incomplète, le lecteur aura l’impression que l’orateur ne maîtrise pas son sujet et donc que vos rendez-vous ne sont plus suffisamment exigeants. Si elle se montre au contraire précise et claire, le rapport de séminaire vous assurera une publicité certaine.

C’est pourquoi nous vous proposons ce petit tutoriel pour réaliser un compte rendu de séminaire de qualité.

Choisir le type de compte rendu désiré

Avant de vous lancer dans la rédaction d’un compte rendu, il faut que vous en arrêtiez la forme. Le contenant est en effet aussi important que le contenu puisque, dans ce cas, l’un influe directement sur l’autre.

Si vous prenez la suite d’un travail mené par un collègue, analysez les dernières productions pour poursuivre le travail déjà réalisé. Ne cherchez pas à réinventer quelque chose qui a fait ses preuves.

Si vous devez rédiger le tout premier compte rendu de votre structure, voici la forme que nous vous proposons et qui correspond aux besoins de la majorité des clients.

Exhaustif retravaillé

Les experts que vous invitez ont généralement préparé leur présentation. Ils arrivent même souvent avec un PowerPoint sur lequel ils s’appuient. Bien que beaucoup improvisent, la majorité présente déjà une synthèse de leur travail. Il ne semble donc pas opportun de chercher à résumer leur intervention, au risque de tronquer leur argumentation, de dénaturer le fil de leur raisonnement et de perdre vos lecteurs. C’est pourquoi nous vous recommandons d’opter pour un style exhaustif.

Néanmoins, pour faciliter la lecture et proposer un compte rendu pertinent, nous vous suggérons de retravailler cette retranscription. Nous entrerons dans le détail plus loin, au moment de présenter la manière d’écrire ce compte rendu.

Selon vos ressources, ce type de comptes rendus ne vous conviendra pas. Par exemple, si vous souhaitez envoyer un rapport de séminaire par voie postale, un document intégral peut constituer un coût important en impression et autres frais. Pour cette raison, vous pouvez opter :

• pour une synthèse des présentations, qui se focalisera sur les éléments les plus essentiels sans entrer dans le détail
• ou pour un double document, avec un compte rendu optimisé, diffusé électroniquement, et une version synthétique adressée en version papier.

De plus, comme il est impossible de rédiger un compte rendu exhaustif sans audio, si vous ne pouvez pas enregistrer le séminaire, il vous faudra établir une synthèse de la rencontre uniquement à partir de vos notes et des présentations que vous pourrez récupérer.

Style mixte : impersonnel et direct

Dans la majorité des cas, les différents points d’un programme de séminaire se découpent en deux temps forts :

• la présentation par un ou plusieurs intervenants, voire une table ronde
• l’échange avec la salle.

Nous vous conseillons d’opter pour une forme impersonnelle pour le temps de la présentation, puis pour du style direct pour les échanges avec la salle. Cela permet de présenter un contenu plus formel dans un premier temps, avant d’adopter un ton plus dynamique par la suite.

Bien sûr, ce mix peut se montrer en décalage avec votre audience et les participants à votre séminaire, soit parce qu’il est trop formel, soit parce qu’il ne l’est pas assez. Dans ce cas, choisissez le style qui vous paraîtra le plus approprié.

Nominatif

Optez pour une forme nominative, aussi bien pour les présentations que pour les débats. Au moment des échanges avec la salle, l’animateur devra insister auprès des participants au séminaire pour qu’ils s’identifient (nom, prénom et organisme ou service qu’ils représentent) avant de poser leur question.

Définir un modèle

Avant de vous lancer dans la rédaction de votre compte rendu de séminaire, il convient de définir la forme définitive qu’il suivra. En effet, selon les informations que vous souhaiterez y faire figurer, vous devrez relever plus ou moins d’informations au cours même du séminaire : nom des participants, fonctions, heures de suspension ou pause, etc.

Pour vous faire gagner du temps, vous pouvez télécharger ici un modèle de compte rendu que vous pourrez facilement adapter à vos besoins.

Télécharger un modèle

Prendre le séminaire en notes

Vous avez sélectionné la forme du compte rendu en fonction de vos ressources, mais aussi de l’identité de votre organisme. Maintenant, il convient de vous préparer avant l’événement pour disposer de tous les éléments qui vous seront nécessaires au moment de la rédaction.

Pour ce faire, il vous faudra réaliser une prise de notes de la rencontre.

Avec enregistrement

Sonorisation de la salle

Si vous louez une salle pour l’événement, renseignez-vous auprès de votre prestataire pour savoir si celle-ci est sonorisée. Si oui, interrogez-le sur le type de régie dont il dispose et demandez-lui s’il peut réaliser un enregistrement du séminaire. Si ce n’est pas possible, cherchez à savoir si vous pouvez y avoir accès le jour j pour y connecter un enregistreur. Si c’est le cas, informez-vous sur le type de sortie audio auquel vous pourrez vous connecter. Avec toutes ces informations, avant la manifestation, apportez le matériel nécessaire pour récupérer l’enregistrement régie. Si vous en avez la possibilité, faites un test quelques jours avant pour éviter toute mauvaise surprise lors du séminaire.

S’il n’existe aucune régie, vous devrez réaliser une captation du son d’ambiance de la salle.

Captation du son d’ambiance de la salle

Que vous ayez ou non accès à un enregistrement régie, nous vous conseillons d’effectuer un enregistrement dit « d’ambiance » : il s’agit d’enregistrer la salle à l’aide d’un dictaphone. Cette seconde source sonore vous permettra de disposer d’un enregistrement de secours en cas de problème de régie, mais surtout d’enregistrer les propos des intervenants qui oublieraient d’utiliser un micro – ce qui arrive souvent.

Prise de notes

Repartez de votre modèle : dupliquez-le et écrasez toutes les informations (point du programme, date, etc.). À l’intérieur même de ce document, sur votre ordinateur, effectuez un filage exhaustif du séminaire. Pour ce faire, reprenez le nom de chaque orateur et la première phrase de son intervention. Ainsi, lorsque vous réécouterez la bande, vous saurez qui parle.

Comme vous disposez des enregistrements, il n’est pas nécessaire de reprendre l’intégralité du contenu des interventions. Néanmoins, vous pouvez saisir le maximum d’informations, afin de gagner du temps au moment de la rédaction. En effet, le plus long dans l’étape suivante est la réécoute de l’enregistrement.

Sans enregistrement

S’il ne vous est pas possible d’enregistrer le séminaire, vous n’avez d’autre choix que d’effectuer une prise de notes la plus complète et la plus juste possible. En plus de réaliser un filage exhaustif, vous devrez reprendre toutes les informations dites en séance. Ne vous embêtez pas à faire de jolies phrases : là, l’efficacité est le maître mot. Développez un système d’abréviations que vous décrypterez aisément plus tard.

Si des présentations sont projetées ou des documents lus, récupérez-les avant ou après la séance. Si vous êtes certain de les obtenir, ne les reprenez pas en notes. Vous pourrez ainsi vous reposer pour être en forme et noter les échanges qui ne s’appuient sur aucun support. Si vous n’êtes pas sûr de les obtenir, ne prenez aucun risque et prenez tout en notes.

Comment écrire un compte rendu de séminaire ?

Comment rédiger à partir de ses notes ?

Ayant réalisé votre prise de notes directement dans votre document final, repartez de celle-ci. Nous vous conseillons de ne pas l’écraser, mais de travailler depuis une copie, afin de revenir aisément en arrière en cas de doute au moment de la rédaction.

Ensuite, commencez par la première page. Vérifiez toutes les informations et actualisez-les si nécessaire : date, programme, participants… Même si vous avez déjà effectué cet exercice en amont, ce contrôle vous permet non seulement de corriger les éventuelles erreurs, mais aussi d’intégrer les changements de dernière minute (remplacements, suppression d’un point du programme…).

Lorsque vous arrivez à la première intervention, écoutez vos enregistrements pour compléter toutes les prises de parole. Si vous ne disposez pas d’audio, il vous suffira de corriger votre prise de notes en français correct et de retirer les informations superflues ou redondantes, voire de synthétiser les interventions qui le nécessitent.

Vous ne disposez que d’un enregistrement

Si vous ne disposez pas de prise de notes, récupérez en plus des enregistrements du séminaire les éléments suivants :

• liste des participants
• programme
• présentations diffusées en séance

Ces documents vous permettront d’identifier les personnes qui se cachent derrière un prénom, mais aussi de suivre le déroulé du séminaire et d’éviter toute incompréhension.

Faut-il suivre la présentation ?

Le plus simple est de suivre l’ordre du séminaire, qu’il ait respecté le programme ou non. Cela vous facilitera la tâche au moment de renvoyer à un point qui a été traité plus tôt, alors qu’il devait l’être plus tard.

Que garder et que retirer ?

Que vous utilisiez ou non un enregistrement, nous vous conseillons de :

• supprimer les précautions oratoires et autres tics verbaux comme « tout à fait », « à vrai dire », etc.
• écrire en français soutenu
• élaguer les répétitions: à l’oral, un orateur a besoin de rappeler régulièrement le déroulement de son argumentation. À l’écrit, en plus d’être inutiles, ces répétitions peuvent alourdir la lecture et faire fuir votre lecteur.
• réorganiser une intervention pour la rendre claire dès la première lecture, voire condenser plusieurs interventions « creuses » en une seule pertinente.

La relecture

Lorsque vous avez retranscrit votre dernière phrase, ne diffusez pas immédiatement votre compte rendu. Nous vous recommandons d’abord de :

• relire votre document
• faire valider votre compte rendu par les participants

Ainsi, vous évacuerez les irréductibles coquilles et vous assurerez de la cohérence du texte. De leur côté, les participants pourront vous garantir, avant diffusion, que leurs propos ont bien été compris et que vous n’avez commis aucune erreur d’interprétation.

Conclusion

Pour retranscrire un séminaire, il convient donc d’opter pour le bon type de compte rendu : un style impersonnel pour les présentations et du discours direct pour les débats – s’il y en a. Pour le niveau de retraitement, nous vous conseillons de l’exhaustif retravaillé qui vous permettra de conserver la présentation des experts tout en élaguant le superflu.

Pour la méthodologie, optez pour un enregistrement de l’événement – en informant les participants des objectifs de celui-ci – et une prise de notes efficace qui vous permettra déjà de disposer d’une vision d’ensemble avant même de commencer à écrire votre compte rendu.

Ce n’est qu’alors que vous pourrez vous lancer dans la rédaction. Pour ce faire, reprenez l’intégralité des propos qui sont tenus en séance, réorganisez le débat pour que le contenu soit compréhensible à la première lecture et supprimez le superflu. Enfin, avant toute diffusion, faites valider le compte rendu par les intervenants, en leur fixant bien entendu une échéance.

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Si ce guide n’a pas levé tous vos doutes sur la rédaction d’un compte rendu de séminaire, n’hésitez pas à sous-traiter cette tâche à des professionnels. Codexa est habitué à rédiger ce type de documents.