déléguer la retranscription du PV de CSE, CSSCT ou CSEC

est-ce autorisé ? à qui ?

Que dit la loi sur l’externalisation du PV de CSE ?

Le Code du travail inscrit noir sur blanc la possibilité pour l’employeur ou la délégation du personnel d’enregistrer une réunion ou de faire appel à un sténotypiste. Lorsque cette décision émane du comité d’entreprise ou du comité social et économique, l’employeur ne peut pas s’y opposer. Quand elle est prise par l’employeur, il revient à ce dernier de financer la prestation de rédaction.

« L’employeur ou la délégation du personnel du comité social et économique peuvent décider du recours à l’enregistrement ou à la sténographie des séances du comité social et économique prévu à l’article L. 2315-34.
Lorsque cette décision émane du comité social et économique, l’employeur ne peut s’y opposer sauf lorsque les délibérations portent sur des informations revêtant un caractère confidentiel au sens de l’article L. 2315-3 et qu’il présente comme telles.
Lorsqu’il est fait appel à une personne extérieure pour sténographier les séances du comité, celle-ci est tenue à la même obligation de discrétion que les membres du comité social et économique.
Sauf si un accord entre l’employeur et les membres élus du comité social et économique en dispose autrement, les frais liés à l’enregistrement et à la sténographie sont pris en charge par l’employeur lorsque la décision de recourir à ces moyens émane de ce dernier. »
Art. D2315-27

Mais à qui confier la rédaction de votre PV de CSE (anciennement CE) ? Quelles options s’offrent à vous ?

Solution en interne

Un(e) assistant(e) de direction : interdit par la loi

Votre première idée pourrait être de recourir à une aide en interne, par exemple en demandant à votre employeur de confier la rédaction du procès-verbal à un(e) assistant(e) de direction.

Proscrivez cette option : la jurisprudence considère qu’il s’agit d’un délit d’entrave (Cass. crim., 1^er déc. 1987, n^o 85-96.612). L’employeur ne doit pas être impliqué dans la rédaction du procès-verbal.

Un collègue ou un salarié du CSE (anciennement CE)

Rien n’interdit de confier la rédaction à un collègue ou un employé du CSE ou CE.

Avantages : Le salarié ou le collègue connaît parfaitement les enjeux de votre entreprise.

Inconvénients : Si vous proposez cette tâche à un employé occupant déjà d’autres fonctions, la rédaction des comptes rendus, difficile et chronophage, peut prendre du retard et impacter la bonne marche de votre instance. Si vous choisissez de recruter un salarié à temps plein, il doit disposer d’une charge de travail suffisante pour l’occuper tous les jours de l’année. Si vous confiez cette tâche à un collègue du CSE ou CE qui appartient à un syndicat, des contestations peuvent naître des autres syndicats.

Prestation externe

Pour garantir toute impartialité, vous pouvez recourir à une prestation externe financée par votre budget de fonctionnement. Dans ce cas, vous pouvez vous tourner vers différents professionnels.

Sténotypie

Le sténotypiste est un professionnel du compte rendu exhaustif. Présent en réunion, il prend en note, sur une machine spécifique (sténotype), les débats aussi rapidement qu’ils sont énoncés. À partir de sa sténographie, il retranscrit ensuite l’intégralité d’une réunion.

Avantages : Le sténotypiste est impartial. Il n’a pas besoin d’enregistrement pour retranscrire un verbatim.

Inconvénients : le sténotypiste ne synthétise pas les échanges pendant la réunion.

Pour en savoir plus sur la différence entre la sténotypie et la rédaction de comptes rendus : Rédacteurs et sténotypistes : quelles différences ?

Rédacteur indépendant

Le rédacteur indépendant est un professionnel du compte rendu exhaustif et de la synthèse. Présent en réunion, il réalise un enregistrement (si possible) et une prise de notes de la réunion à partir desquels il établit un compte rendu plus ou moins synthétique.

Avantages : Le rédacteur est impartial. Il peut vous proposer un enregistrement de la réunion. Son prix est plutôt bas.

Inconvénients : Vous n’êtes pas assuré que le rédacteur indépendant puisse couvrir toutes vos réunions (prévues de longue date ou à la dernière minute). En cas de maladie ou de congé, vous ne disposerez peut-être pas de vos comptes rendus dans les temps.

Société de rédaction de comptes rendus

La société de rédaction met à votre disposition des rédacteurs de comptes rendus exhaustifs et/ou synthétiques. Présents en réunion, ces derniers réalisent un enregistrement (si possible) et une prise de notes de la réunion à partir desquels ils établissent un compte rendu plus ou moins synthétique.

Avantages : La société vous assure un binôme de rédacteurs (un principal et un back-up) qui sont impartiaux et qui peuvent intervenir partout en France. Un service dédié vous garantit une qualité constante de PV en PV. Enfin, il est plus facile pour une société de gérer les réunions prévues au dernier moment.

Inconvénients : Son prix est supérieur à celui du rédacteur indépendant, pour couvrir ses frais de structure.

Quelques conseils complémentaires pour choisir le bon prestataire : Comment sélectionner un prestataire de rédaction ?

Un vote préalable

Quelle que soit la solution retenue, l’intervention d’une tierce personne pour la rédaction du compte rendu de réunion doit être approuvée par la majorité de l’instance – hors président de l’instance et suppléants.

Cas spécifique de la CSSCT (anciennement CHSCT)

En France, la Commission Santé, Sécurité et Conditions de Travail (CSSCT) joue un rôle crucial dans les entreprises pour traiter des questions relatives à la santé, la sécurité et les conditions de travail.

Concernant l’obligation de rédiger un PV de CSSCT, voici notre réponse : PV de CSSCT : sont-ils obligatoires ?

Le budget de fonctionnement du CSE, qui inclut potentiellement les activités de la CSSCT, doit couvrir les frais liés à la rédaction du PV. Selon l’article L2315-61 du Code du travail, le CSE dispose d’un budget de fonctionnement équivalent à 0,20% de la masse salariale brute dans les entreprises de 50 à moins de 2000 salariés et à 0,22% dans les entreprises d’au moins 2000 salariés.

Ce budget peut être utilisé pour financer la rédaction des procès-verbaux par un prestataire externe si besoin.

En conclusion

Vous avez le choix de faire rédiger vos procès-verbaux de CSE ou CSSCT par un sténotypiste, un rédacteur indépendant ou une société de rédaction, selon vos impératifs et vos budgets.

Si vous optez pour cette dernière solution, notre article Rédaction de comptes rendus : définissez votre besoin vous guidera dans vos premières démarches.