Au cœur des sources d’informations à disposition des représentants du personnel se trouve la Base de Données Économiques et Sociales (BDES), généralement appelée Base de Données Unique (ou BDU). Cet outil est devenu indispensable dans le cadre de la bonne exécution des mandats du CE et du CHSCT, ou du CSE. Mais comme son contenu est en partie confidentiel, elle est en général peu connue des nouveaux élus.
Dès lors, nous tenterons de répondre de manière synthétique à ces 4 questions pour apporter un éclairage sur ce qu’est cette base de données unique : Que contient-elle ? À quoi sert-elle ? Comment se présente-t-elle ? Qui y a accès ?
BDES : qu’est-ce que c’est ?
La mise en place de la BDES est obligatoire pour les entreprises qui emploient plus de 50 salariés (le décompte des salariés se faisant au niveau de l’entreprise et non par établissement). La BDU contient un certain nombre d’informations sur la vie économique, financière et sociale de l’entreprise. Ces données sont définies par le décret du 29 juin 2016. Nous vous les présentons de manière synthétique.
Économie et finance
- Présentation financière et économique de la situation de l’entreprise
- Fonds propres et endettement
- Rémunération des actionnaires
- Flux financiers à destination de l’entreprise : subventions, crédits d’impôt, etc.
- Transferts commerciaux et financiers entre les entités du groupe : ce n’est plus obligatoire depuis la loi Travail
- Investissement matériel et immatériel et dépenses de R&D pour les entreprises de plus de 300 salariés
- Montant global des rémunérations versées aux 5 personnes les mieux rémunérées dans les entreprises jusqu’à 200 salariés et les 10 personnes au-delà de 200 salariés.
Social
- Évolution des effectifs par type de contrat et typologies de salariés
- Exposition aux risques, accidentologie, absentéisme.
- Dépenses en matière de sécurité pour les entreprises de plus de 300 salariés
- Égalité professionnelle entre les femmes et les hommes, ainsi que les objectifs de progression pour l’année à venir
- Activités sociales et culturelles : montant de la contribution aux activités sociales et culturelles du comité d’entreprise et mécénat
- Rémunération des salariés : montant global et évolution par typologie ; salaire minimum et médian par catégorie, et épargne salariale. Dans les entreprises de plus de 300 salariés, rémunérations accessoires, par sexe et typologie
- Recours à la sous-traitance : devenu « partenariat », cette donnée n’est plus obligatoire.
BDES : à quoi sert-elle ?
Principalement destinée à l’information des élus du personnel et des délégués syndicaux, elle fournit une large partie des éléments nécessaires au travail du comité d’entreprise et du CHSCT.
Elle aide à la préparation des 3 consultations annuelles obligatoires :
- orientations stratégiques et leurs conséquences
- situation économique et financière de l’entreprise
- politique sociale, les conditions de travail et l’emploi
Comités d’entreprise, CHSCT, combien de temps vous reste-t-il avant de devoir passer au CSE ?
En l’absence d’accord d’entreprise, la BDES contient ces éléments pour l’année en cours, les deux années écoulées et des prévisions pour les trois années à venir.
Son contenu peut être complété ou amendé par un accord d’entreprise, de branche ou de groupe. L’accord peut notamment prévoir qu’il n’est plus nécessaire de faire figurer certaines informations notamment sur les 2 années précédentes et des perspectives sur les 3 années suivantes ou encore sur les partenariats. Il pourra également prévoir les modalités de fonctionnement, de consultation ou d’utilisation de la BDES.
Elle doit être mise à jour au moins une fois par an. Si ce n’est pas le cas, le CE ou le CSE peut saisir le TGI.
BDES : Comment se présente-t-elle ?
La BDU peut se présenter sous la forme choisie par l’employeur, ou celle définie par l’accord d’entreprise ou de branche, soit sous forme de documents « papier », soit plus généralement de fichiers informatiques.
De plus en plus, elle se trouve sur un logiciel dédié qui facilite à la fois la collecte des données, mais aussi l’édition de documents spécifiques ou encore la gestion des droits d’accès en fonction des mandats et de l’accord d’entreprise.
BDES : Qui y a accès ?
Avant la loi Travail, c’est l’employeur qui décidait des modalités et pouvait restreindre l’accès à certains documents en fonction des mandats.
Aujourd’hui, et à défaut d’accord d’entreprise en la matière, tous les élus du personnel et tous les délégués syndicaux ont accès à l’ensemble des données de la base.
Un accord d’entreprise peut préciser et réduire les droits d’accès, par exemple limiter l’accès des membres du CHSCT aux seuls documents les concernant.
Certaines de ces données peuvent être considérées comme confidentielles par l’entreprise. Les élus et délégués syndicaux en ont connaissance au titre du mandat et elles ne doivent être utilisées que dans ce cadre. Il faut noter que l’entreprise ne peut classer comme confidentiel l’intégralité de la BDES et doit justifier ses choix. Dans tous les cas, il existe une obligation de discrétion quant aux informations contenues dans la base de données unique.
BDES et loi travail
L’existence ou les modalités de la BDES sont-elles affectées par les ordonnances du 22 septembre 2017 et les textes qui ont suivi ?
Les principales évolutions sont liées à la prééminence de l’accord d’entreprise ou éventuellement de l’accord de branche dans les entreprises de moins de 300 salariés.
Celui-ci peut maintenant prévoir outre les différentes restrictions d’accès, la forme de la BDES, une partie du contenu qui n’est plus obligatoire (les éléments concernant la sous-traitance ou les flux intra-groupe) ou encore l’enregistrement ou non des historiques et prévisions.
En conclusion
La Base de Données Économiques et Sociales est un outil central du travail des IRP. Son contenu synthétise une partie de la vie de l’entreprise et permet d’en avoir une photographie précise.
Elle n’a pas été profondément affectée par l’arrivée de la loi Travail. Le texte a simplement pour conséquence d’inciter fortement employeurs et élus à négocier un accord dans lequel chaque partie trouve son intérêt, que ce soit pour intégrer à la BDES des éléments non obligatoires ou pour diminuer les accès et les risques de perte de confidentialité par exemple.