Prestataire pour la rédaction de votre PV de CSE

Le Code du travail impose au secrétaire du CSE de rédiger un procès-verbal des séances plénières de l’instance. La rédaction du PV de CSE est essentiel à la bonne communication des actions de la Direction (projets en cours, éléments économiques et sociaux…) et des élus (avis, déclarations, œuvres sociales et culturelles…).

Cependant, la rédaction du PV de CSE est fastidieuse et demande du temps, alors même que vous ne disposez que de 15 jours pour le rédiger et d’un crédit d’heures de délégation limité.

Dès lors, confier la rédaction du PV de CSE à une société extérieure devient une nécessité.

Je vous présente ici les avantages d’une telle prestation et ce que vous pouvez faire pour vous assurer un mandat en toute sérénité.

Pourquoi recourir à une société extérieure pour la rédaction de vos PV de CSE ?

En confiant la rédaction de vos PV de CSE à un prestataire spécialisé, vous vous dégagez du temps pour vous occuper de vos autres devoirs en tant qu’élu ou secrétaire du CSE, comme la billetterie et la préparation des séances plénières, sans empiéter sur votre activité professionnelle.

Vous vous assurez aussi de disposer d’un PV de qualité professionnelle toujours approuvé dans les délais et sans contestation.

Que dit la loi en la matière ?

Le métier de rédacteur de comptes rendus n’est pas nouveau. Il est né au début des années 1990 pour accompagner les élus du CSE (anciennement CE) qui avaient du mal à rédiger des comptes rendus clairs, simples et dans un français irréprochable.

Bien qu’aucune loi n’autorisait, à cette époque, explicitement les élus à recourir à ces prestations, de nombreuses Directions acceptaient cette aide, car elle permettait de diffuser des PV impartiaux dans des délais courts.

Pour aider le secrétaire du CSE (anciennement CE) à mener son mandat en toute tranquillité, le législateur a depuis inscrit dans la loi la possibilité pour le CSE de se faire aider par un professionnel de la rédaction.

L’article D2315-27 spécifie que le CSE peut recourir à l’enregistrement ou à la sténographie des séances du Comité.

« L’employeur ou la délégation du personnel du comité social et économique peuvent décider du recours à l’enregistrement ou à la sténographie des séances du comité social et économique prévu à l’article L. 2315-34.

Lorsque cette décision émane du comité social et économique, l’employeur ne peut s’y opposer sauf lorsque les délibérations portent sur des informations revêtant un caractère confidentiel au sens de l’article L. 2315-3 et qu’il présente comme telles.

Lorsqu’il est fait appel à une personne extérieure pour sténographier les séances du comité, celle-ci est tenue à la même obligation de discrétion que les membres du comité social et économique.

Sauf si un accord entre l’employeur et les membres élus du comité social et économique en dispose autrement, les frais liés à l’enregistrement et à la sténographie sont pris en charge par l’employeur lorsque la décision de recourir à ces moyens émane de ce dernier. »

Les préalables à respecter

Choisir le bon prestataire

Pour vous assurer un mandat en toute sérénité, nous vous conseillons d’accorder une attention particulière à votre prestataire. Bien sûr, le tarif est un élément primordial, surtout si votre CSE dispose d’un budget de fonctionnement limité.

Cependant, prenez le temps d’évaluer la pertinence du devis :

• un rédacteur indépendant pratique des prix bas, du fait de ses faibles coûts de structure. En revanche, il est peut-être moins disponible pour une urgence ou une réunion de dernière minute
• une grosse société est plus disponible. Néanmoins, son grand nombre d’interlocuteurs internes peut limiter les demandes particulières et augmenter les risques de variation en qualité d’une réunion sur l’autre
• une société à taille humaine comme Codexa allie disponibilité et écoute de vos demandes. Toutefois, son coût peut être supérieur à celui d’un rédacteur indépendant.

D’autres critères sont également importants à prendre en considération. Suivez nos conseils : comment sélectionner un prestataire de rédaction ?

Voter son choix en séance et inscrire son fonctionnement dans le règlement intérieur

Pour éviter toute contestation ultérieure sur l’externalisation de la retranscription de vos PV de CSE ou le choix du prestataire, nous vous conseillons de les approuver formellement en séance plénière.

De même, inscrivez dans votre règlement intérieur le fait que les séances sont enregistrées. Précisez qui a accès aux enregistrements, qui reçoit le PV du CSE pour validation, etc.

Vous avez encore un doute ? Testez la rédaction d’un PV avant de prendre une décision

Le PV est capital pour le fonctionnement du CSE, notamment parce qu’il a une haute valeur juridique. Alors, confier sa rédaction à une personne extérieure à l’entreprise peut être source d’inquiétude.

Pour lever vos derniers doutes, demandez une « prestation test ».

Chez Codexa, comme nous estimons que chaque compte rendu doit satisfaire son destinataire, nous n’appliquons pas de durée d’engagement. Mais ce n’est pas le cas de tous nos confrères. Demandez alors à la société de votre choix un test sur une réunion pour évaluer la qualité de son service. Vous aurez ensuite les éléments en main pour prendre la bonne décision.