Comment réunir le CSE de manière efficace ?
Aspects pratiques pour une réunion à distance réussie
L’ordonnance du 25 novembre 2020 en application de la loi de prorogation de l’état d’urgence sanitaire rétablit la possibilité de réunir le CSE par visioconférence, conférence téléphonique ou messagerie instantanée, jusqu’à l’expiration de la période d’état d’urgence en cours. Concernant les modalités pratiques, le Ministère du Travail a reconduit à l’identique les dispositions prévues lors du premier confinement.
Par visioconférence, conférence téléphonique ou messagerie instantanée, vous pouvez confier l’établissement du procès-verbal à un prestataire extérieur, afin de vous concentrer uniquement sur l’animation de la réunion.
Quels sont les aspects pratiques dont il faut tenir compte pour une réunion de CSE et un procès-verbal réussis ?
Des dispositifs techniques garantissant un bon fonctionnement
Pour réunir le CSE en visioconférence ou en conférence téléphonique, certaines règles doivent être respectées :
- le dispositif utilisé doit garantir l’identification de chaque participant et leur participation effective en assurant la retransmission continue et simultanée du son des débats
- le procédé mis en œuvre ne doit pas faire obstacle à la tenue de suspensions de séance
- les délibérations ne peuvent débuter que lorsqu’il est vérifié que chacun a accès au dispositif mis en place.
Discipline des échanges et bonne connexion Internet
Une bonne connexion Internet est indispensable pour une réunion à distance réussie. En cas de baisse de débit momentanée, il est possible de couper temporairement la vidéo. La qualité sonore est essentielle au bon déroulement des débats, bien plus que l’image.
Votre rédacteur enregistre la réunion, mais un enregistrement de secours côté client est également nécessaire, facilement réalisable à partir du logiciel de visioconférence.
Notez qu’il est plus facile d’animer des débats où chacun des participants est en visioconférence. Si la moitié du groupe est en présentiel et l’autre moitié à distance, les personnes en présentiel risquent d’avoir des conversations parallèles qui rendent la réunion inaudible pour ceux qui sont à distance.
Une discipline certaine est fondamentale en visio. Les logiciels permettent aux participants de « lever la main » pour ne pas couper la parole à un autre intervenant. Il peut également être utile de poser des questions dans la «messagerie instantanée» du logiciel. Attention : le rédacteur des débats se concentre uniquement sur ce qui est dit et non sur ce qui est écrit dans la messagerie.
L’identification des intervenants
Pour faciliter l’identification des intervenants, les logiciels mettent en avant la personne qui prend la parole, avec a minima son nom affiché : veillez à ce que les intervenants indiquent leur nom correctement sur le logiciel, et non un pseudo… En visioconférence, il y a généralement plus d’inaudibles que dans une réunion classique.
Il est difficile d’établir une liste d’émargement exacte avec une réunion en visioconférence car le rédacteur ne voit pas qui se connecte ou se déconnecte en cours de réunion. Il est important que le client réalise lui-même une liste d’émargement et la transmette à son prestataire à la fin de la réunion.
Le vote en réunion de CSE par visioconférence
Pour le vote, deux solutions s’offrent à vous : soit à l’oral, soit en utilisant les options de vote dans les logiciels de gestion de réunion (ce qui permet des votes sécurisés anonymes).
Dans tous les cas, le Président ou le Secrétaire annonce le résultat du vote (nombre de votes favorables, défavorables, et nombre d’abstentions, puis adoption ou non de la motion mise aux voix).
En résumé
Pour une réunion en visioconférence réussie, il vous faudra tenir compte des éléments suivants :
- une bonne connexion Internet et une qualité sonore suffisante
- si possible, la totalité des participants en visioconférence
- une discipline renforcée des échanges
- un enregistrement de secours
- une identification claire des intervenants
- une annonce détaillée des votes.
L’animation d’une réunion à distance s’améliore avec un certain temps de pratique, mais reste plus énergivore qu’une réunion en présence. C’est pourquoi confier la rédaction des débats à un prestataire externe est un élément clé de la réussite de votre réunion.
