Qu’est-ce qu’un

On vous a chargé de la rédaction du compte rendu d’une réunion professionnelle, voire d’un événement associatif. Vous avez une vaste idée de ce qu’est un compte rendu : un document qui rend compte d’une réunion. Mais dès qu’il s’agit d’en rédiger un, les attentes de l’exercice vous paraissent bien vagues.

Rassurez-vous ! Nous allons vous expliquer ce qui se cache derrière ce mot-valise et vous donner les clés pour sélectionner le bon format de comptes rendus.

Compte rendu avec ou sans tiret ?

Évacuons dès à présent cette éternelle interrogation ! Compte rendu s’écrit indifféremment avec ou sans trait d’union. Aucune règle n’a été fixée en la matière. Même si l’Académie française fige le terme « compte rendu » sans tiret, le Larousse intègre les deux orthographes dans son dictionnaire. De votre côté, votre attention doit porter sur une seule chose : l’uniformisation. Si dans un document vous écrivez « compte rendu », faites attention à ne laisser aucune trace de « compte-rendu ».

Au pluriel, rien de plus simple, le s se positionne à la fin de chaque mot : « comptes rendus » ou « comptes-rendus ».

C’est quoi un compte rendu ?

Un compte rendu est un document qui permet, une fois une réunion ou un événement achevé (séminaire, colloque, visite…), de prendre connaissance de la teneur des propos qui ont été échangés ou des constats qui ont été dressés.

À quoi sert un compte rendu ?

Un compte rendu permet de garder une trace écrite d’une réunion ou d’un événement. Un participant peut s’y reporter s’il souhaite se rappeler d’un engagement pris ou d’une donnée apportée. Grâce à lui, une personne peut prendre connaissance du contenu d’une rencontre sans y avoir participé.

La synthèse de réunion améliore l’efficacité d’une rencontre en permettant de communiquer sur les décisions prises, de les suivre et de s’assurer que l’objectif de la session a été atteint.

Dans le cadre d’une société, d’un établissement public ou d’une association loi 1901, un certain nombre d’instances doivent légalement se réunir et, ensuite, donner lieu à la réalisation et la validation de rapports, dits procès-verbaux. Cette obligation légale permet à des institutions extérieures (inspection du travail, Direccte…) de suivre le bon déroulement de ces réunions. En outre, dans le cadre de procédures judiciaires par exemple, ces comptes rendus peuvent être présentés au juge comme preuve.

Sous quelle forme présenter un compte rendu ?

Un compte rendu peut revêtir plusieurs formes selon les besoins de l’instance et son objectif final :

• compte rendu exhaustif: il rapporte les débats de manière intégrale en reprenant tous les échanges. Les propos peuvent être retranscrits tels quels, en opérant seulement des corrections grammaticales et syntaxiques, ou être reformulés dans un français soutenu. Ce type de documents est extrêmement long et difficile à lire. Néanmoins, il se montre adapté aux réunions houleuses ou aux présentations déjà synthétisées (comme un colloque) où les participants souhaitent retrouver « leurs mots ». Un tel fichier est généralement destiné à l’archivage.
• synthèse: elle sélectionne les informations pour gommer les éléments redondants et mettre en avant les plus importants. Son caractère synthétique permet d’obtenir un document parfaitement lisible qui reflète la réalité de la séance. Un tel fichier est idéal pour diffuser le contenu d’un événement ou d’une réunion à des personnes absentes, comme pour les instances représentatives du personnel ou une formation.
• relevé de décisions ou compte rendu synoptique: il ne retient que les décisions prises en séance, en signalant les échéances, les responsables et le contenu de l’action. Ce document est parfait pour un suivi rapide des actions mises en place et permet de faire le point sur les avancés entre deux séances. Sa longueur très courte facilite sa lecture rapide et son affichage.

Qui le rédige ?

Cette synthèse des débats, cet exposé d’actions ou ce relevé de décisions peut être réalisé par :

• le principal intéressé : l’inspecteur, par exemple, pour le cas d’un compte rendu de visite
• un secrétaire élu ou désigné en séance, pour le cas d’un CE par exemple
• un assistant ou une assistante de direction
• une société spécialisée dans la rédaction de comptes rendus de réunion.

Peu importe qui en est l’auteur, il convient de s’assurer que le compte rendu soit fidèle à la réalité des échanges tenus en séance et que chaque intervenant se retrouve dans les mots employés. Pour cela, avant toute diffusion ou affichage, veillez à faire valider par tous les participants votre compte rendu de manière informelle ou formelle (avec un vote en séance, par exemple, qui fera lui-même l’objet d’une trace écrite).

Conclusion

Un compte rendu est un document capital à toute rencontre formelle. C’est lui qui permet de tracer les échanges et les décisions, dans une visée légale, pratique ou communicationnelle. Sa forme correspond à l’objectif fixé : archivage, diffusion interne ou externe. Enfin, pour qu’il atteigne tous ses objectifs, que ce soit vous ou une société spécialisée dans le compte rendu qui le rédige, pensez à le faire valider par tous les participants.

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