Comment rédiger

Le compte rendu de réunion est un outil indispensable : mémoire de la réunion, son contenu doit être facilement utilisable au moins par toutes les personnes ayant assisté à la réunion, voire à une assemblée plus large absente en séance.

Son contenu doit permettre de retenir les décisions essentielles à appliquer et les points restant à trancher, avec dans chaque cas les principaux arguments.

Petit rappel des éléments indispensables

Pour être efficace, il convient, dans tout compte rendu de réunion, de :

• préciser les intervenants présents ou au moins les services, organisations ou parties représentés

• faire ressortir l’ordre du jour : le lecteur pourra consulter directement les sections qui l’intéressent. Utilisez tables des matières et titres (avec la feuille de styles dynamique de Word, par exemple)

• utiliser le plus court format possible : tout le monde manque de temps !

• diffuser le document rapidement.

Rédiger une bonne synthèse des débats

La synthèse est le moyen de produire un compte rendu efficace dans la forme : fidèle sur le fond et rapide à lire. Elle est nécessaire car souvent, les réunions sont déjà suffisamment chronophages : inutile d’y ajouter la lecture fastidieuse d’un très long compte rendu !

Un obstacle de taille : rédiger une synthèse pertinente en sélectionnant les bonnes informations.

Rédiger le compte rendu synthétique d’une réunion professionnelle représente un exercice exigeant, tant du point de vue du fond que de la forme. Il s’agit de retranscrire une discussion, parfois animée, voire un peu chaotique, dans un langage synthétique ne trahissant pas la pensée des intervenants, en identifiant correctement les enjeux essentiels. Tout en suivant ces objectifs, il faut faire face à une contrainte de taille, à savoir le bagage plus ou moins commun des participants à la réunion : les références des intervenants, pas toujours explicites, leurs connaissances techniques, la spécificité de leur secteur d’activité ou de leur métier. Voici quelques conseils pour produire une bonne synthèse :

• Sélectionnez le bon niveau de retraitement: il faut que vous sachiez au préalable à quel point votre document doit être synthétique. Une méthode simple et efficace consiste à fixer un certain nombre de pages par heure de réunion, en vous laissant une marge de manœuvre de plus ou moins 10 %, par exemple. De cette manière, vous serez forcé de sélectionner les informations pertinentes et de les résumer.

• Déterminez la forme du document: définissez la présentation de votre compte rendu, et optez, selon votre préférence, pour un style direct ou indirect.

• Supprimez les marques de l’oralité: l’expression n’est pas la même à l’écrit qu’à l’oral. Une même idée peut généralement être exprimée de manière bien plus concise à l’écrit. Les répétitions, hésitations, les formules vagues peuvent être supprimées ou améliorées ;

• Identifiez la structure logique de chaque intervention: ainsi, vous pourrez coller au sens de l’intervention en reproduisant cette structure logique, tout en étant plus concis.

• Appuyez-vous sur le langage de chaque intervenant: le champ lexical, les exemples utilisés, le ton, sont autant indices pour réaliser une synthèse pertinente. Certains termes, exemples ou formules mériteront d’être réutilisés, quand d’autres pourront être résumés ou reformulés.

Enfin, prenez un peu de recul au moment de la relecture. C’est un moment qui permet de fortement améliorer le contenu d’un document. A vous de jouer !