Quelles compétences sont nécessaires

pour rédiger un compte rendu de qualité ?

Pourquoi faire un compte rendu de réunion ?

Si vous voulez éviter de répéter en réunion ce que vous vous êtes déjà dit lors de la précédente session, le compte rendu est très souvent un incontournable. À ce titre, le document doit répondre à quatre objectifs principaux :

Formaliser les décisions et en décrire les principales composantes ;
Décrire les tenants et les aboutissants du travail réalisé lors de la réunion ;
Indiquer qui a dit quoi, notamment pour les arguments principaux (surtout en cas de points de vue opposés) ;
Servir de base mémoire pour les participants qui se souviendront plus facilement des échanges.

Ecrire en bon français

C’est une évidence, mais cette compétence a malheureusement tendance à se raréfier. Pour que le document soit compréhensible, facile à lire et sans ambiguïtés, il faut de la précision, de la concision, pas d’expression trop ampoulée et de la structure dans les phrases.

Une bonne capacité d’analyse

Rédiger un bon compte rendu implique d’avoir identifié les enjeux importants de la discussion. Toute remarque émise en réunion n’est pas bonne à noter. A l’inverse, les éléments les plus importants doivent ressortir clairement. De plus, il faut comprendre ces enjeux pour pouvoir retranscrire correctement la structure d’une pensée, surtout lorsque les propos sont adaptés à l’oral, mais pas à l’écrit.

Savoir décrypter le jargon technique

Celui qui écrit le compte rendu n’a pas toujours le bagage technique des intervenants qui participent à la réunion. Or, plus on entre dans le détail et plus on a tendance à parler « technique », même devant un auditoire de néophytes. Il est donc important de savoir généraliser des propos techniques, là encore en identifiant les enjeux principaux : quelle est la nature du problème rencontré ? Qui en est à l’origine ? Est-ce qu’il s’agit d’un manque de moyens, d’un problème de communication, d’un manque de clarté dans l’organisation ? Etc.

De l’impartialité

Il faut retranscrire le point de vue de Paul comme celui de Pierre et Jacques, même si l’on est surtout d’accord avec Jacques et que les interventions de Paul ne nous semblent pas très utiles.

Savoir faire la part des choses, respecter la confidentialité

Certaines informations ne sont pas utiles au compte rendu, d’autres n’ont pas à y figurer. Il faut donc savoir différencier l’essentiel de l’accessoire et maintenir le « off »… off !

Savoir reformuler

A l’écrit, les hésitations ou le ton employés à l’oral ne vous serviront à rien. Une phrase mal formulée qui se comprenait en réunion du fait du « sous-texte » donné par son auteur sous forme de paralangage (attitude, ton de la voix, gestes, etc.) sera incompréhensible au compte rendu si elle est reprise telle quelle.

Précisions dans le cas d’un prestataire spécialisé

Ceux qui ne connaissent pas l’existence du métier de rédacteur professionnel de comptes rendus de réunions sont toujours étonnés lorsqu’ils la découvrent : comment quelqu’un d’extérieur à l’entreprise pourrait-il comprendre les enjeux d’une réunion et rédiger un contenu de qualité, utile ? Tout simplement parce que c’est un métier qui s’apprend. Nous en avons souvent parlé sur ce blog. Si vous décidez de faire appel à un prestataire, prenez le temps de bien évaluer votre besoin et consultez ses références si vous avez des doutes.

Préparez et vérifiez les points suivants :

Durée des réunions, type de document dont vous avez besoin (plutôt bref ou plutôt exhaustif) ;
Politique de confidentialité et de sécurisation des données par le prestataire ;
Profil des rédacteurs, formation ;
Méthode de contrôle qualité du prestataire.

Quelle que soit la méthode que vous choisirez, interne ou externe, ne subissez plus la rédaction du compte rendu comme une plaie et valorisez davantage la production de vos réunions.