Vous venez d’être élu(e) secrétaire d’une instance représentative du personnel et vous avez en charge la rédaction de votre tout premier procès-verbal ? Vous avez lu de nombreux conseils sur le sujet, vous n’avez qu’une vague idée de la manière dont doit se présenter le document, mais un exemple serait plus parlant pour vous ?
Comme chez Codexa nous rédigeons des centaines de PV par mois pour de nombreux clients, nous avons décidé de vous montrer un exemple de PV de CSE – qui s’adapte parfaitement aux CSSCT, CHSCT, CE, CA, etc.
Pour aiguiller votre première rédaction, nous vous signalons ci-dessous ce qu’il faut garder en mémoire pour la rédaction de vos PV :
- les éléments légaux à faire apparaître obligatoirement
- les éléments de forme à discuter en amont avec vos collègues
- l’accompagnement auquel vous avez droit en tant que secrétaire de CSE, CE ou CHSCT.
Exemple de PV de réunion
Éléments légaux à faire apparaître obligatoirement
Pour être valable, votre procès-verbal doit faire apparaître les éléments suivants :
- nom de l’instance : Comité d’entreprise, Comité social et économique, Commission de santé, sécurité et conditions de travail, Comité d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail…
- date de la séance
- nom des présents
- heures de début et de fin de session
- résultat des votes, de manière nominative (en indiquant le vote de chacun), collégiale (vote par syndicat par exemple) ou globale (avec des formules « à l’unanimité » ou « à la majorité »)
- les déclarations retranscrites en intégralité telles qu’elles ont été lues en séance.
Vous pouvez signer le procès-verbal, voire y apposer la signature du ou de la présidente de l’instance, pour formaliser le fait que vous validiez le contenu qui est présenté, mais elle n’est pas obligatoire.
Éléments de forme à discuter en amont avec vos collègues
Avant de vous lancer dans la rédaction du compte rendu, il faudra que vous discutiez avec vos collègues de la forme à adopter. Les principaux éléments sont les suivants :
- PV nominatif ou non : faut-il faire apparaître le nom de chaque intervenant ou une formule du type « La Direction »/« Les élus » ?
- Style direct (Mme Durand : Je ne souhaite pas aborder ce sujet aujourd’hui.) ou indirect (Mme Durand ne souhaite pas que le sujet soit abordé ce jour.)
- Format exhaustif (qui reprend l’intégralité des interventions tenues en séance, idéal pour un archivage) ou synthétique (qui condense les interventions pour mettre en exergue les informations principales, optimal pour une meilleure lecture).
Accompagnement auquel vous avez droit en tant que secrétaire de CSE, CE ou CHSCT
Parce que la rédaction des procès-verbaux est chronophage (et elle l’est d’autant plus dans le cadre d’un CSE), le législateur a prévu que vous puissiez vous faire aider par un professionnel (Art. D. 2325-3-2).
Vous pouvez passer un accord avec votre employeur pour qu’il finance tout ou partie de cette prestation, ou utiliser votre budget de fonctionnement (0,2 %) qui sert justement à vous faire accompagner dans les domaines qui ne relèvent pas de votre expertise.
Pour en apprendre plus sur cette prestation, vous pouvez découvrir les services de retranscription de Codexa dédiés au CSE ou directement contacter nos experts.
® Photo de Kelly Sikkema sur Unsplash
