Vous devez enregistrer une réunion et prendre des notes pour un rédacteur qui n’assiste pas à la séance. Vous avez peur de ne pas apporter les éléments qui faciliteront son travail. Pire, vous craignez de commettre des fautes irréparables.
Chez Codexa, nous sommes habitués à recevoir des prises de notes de clients ou à envoyer ponctuellement des rédacteurs prendre des notes pour d’autres en période de charge importante d’activité.
Pour vous rassurer et améliorer votre travail de preneur de notes, voici 9 clés simples à respecter en séance, qui vous garantiront d’envoyer une prise de notes parfaite pour le rédacteur qui prendra votre suite.
1. Respectez le modèle
Conservez la présentation du document précédent
: police et taille des caractères, présentation du nom des intervenants, interlignes et espacements, mise en forme des votes, marge, en-tête et pied de pages, etc.
Le rédacteur ne perdra pas de temps à remettre le document en forme et ne risquera pas d’oublier un élément de présentation.
2. Mettez à jour la liste des participants
Signalez tous les présents, y compris les invités, dans votre liste des participants par leurs prénom, nom et fonction.
Le rédacteur ne doit avoir aucun doute sur les personnes qui ont participé à la séance.
3. Identifiez tous les intervenants
Toutes les interventions sont reprises.
Conservez les informations importantes et inutiles. La prise de notes doit servir à rédiger aussi bien une synthèse qu’un compte rendu intégral où toutes les interventions sont reprises, quelle que soit leur importance.
Pour une synthèse, le rédacteur du compte rendu est le seul à même de choisir les interventions qui apparaîtront ou non au PV.
4. Reprenez quelques mots clés
Reprenez les mots clés de toutes les interventions
, pour identifier facilement les orateurs et distinguer les mots ou chiffres qui peuvent être ambigus sur enregistrement, comme « TNT », « PNT », « BNP », « PMT », etc.
Inutile de former des phrases correctes ou de respecter un style direct ou indirect. Écrivez de la manière la plus simple et la plus rapide pour vous.
5. Prenez précisément les résultats des votes
Relevez les résultats des votes en respectant votre modèle
: seulement « unanimité », répartition des voix par syndicat, collège…
Le rédacteur disposera de tous les éléments pour remplir cette formalité capitale dans un PV de CE. Ne vous fatiguez pas à prendre nominativement les voix de chacun, si finalement ne sera inscrite que la mention : « Le projet X est validé à l’unanimité. »
6. Vérifiez l’orthographe des noms propres et termes spécifiques avec les personnes sur place
Notez sur papier libre, en cours de réunion, tous les noms propres et termes à l’orthographe incertaine. En fin de réunion ou lors d’une pause, consacrez 5 minutes à leur vérification auprès de votre contact sur place.
Signalez ensuite dans votre prise de notes les termes que vous avez vérifiés, par exemple en ajoutant (vérif) après ceux-ci. Ainsi, le rédacteur n’indiquera pas ces termes comme étant incertains dans le PV s’il ne les trouve pas sur internet : il saura que vous les avez vérifiés.
7. Indiquez tous les horaires
Heure d’ouverture, de clôture, de suspension, d’arrivée ou de départ d’un membre ou d’un invité…
signalez tous les horaires nécessaires à la bonne rédaction du compte rendu.
Disposant de toutes ces données, le rédacteur pourra identifier les personnes présentes dans la salle et comprendre le déroulement de la réunion.
8. Suivez l’ordre de la réunion
Présentez votre prise de notes dans l’ordre où les points ont été traités en réunion
, tout en respectant la numérotation initiale de l’ordre du jour.
Il est essentiel de bien conserver l’ordre réel de traitement des points en réunion. Sinon, le rédacteur ne se repérera pas dans votre prise de notes quand il écoutera l’enregistrement.
9. Enregistrez et signalez les passages off
Indiquez dans votre prise de notes les passages à ne pas retranscrire dans le compte rendu final, mais continuez votre filage et votre enregistrement. Ainsi, le document sera complet si le passage hors PV s’arrête de manière implicite et s’il est décidé a posteriori de tout retranscrire.
Conclusion
Ces 9 points sont simples. Pourtant, ils permettent à eux seuls de faire face à tout problème. En effet, un défaut dans votre prise de notes et c’est la qualité du compte rendu final qui est en jeu.
