5 logiciels de

Vous êtes préposé à la rédaction du compte rendu de la prochaine réunion de service, de Direction ou de CSE. Vous vous dites que vous pouvez enregistrer la réunion, et c’est tout gagné pour vous. Vous n’avez plus qu’à chercher un logiciel qui transcrira automatiquement l’audio et le tour sera joué. Il n’y a aucune raison pour que ce type d’application n’existe pas, puisqu’Alexa, Google Home ou Siri reconnaît déjà ce que vous dites. C’est un excellent raisonnement ! Malheureusement, ce n’est pas aussi simple que cela en a l’air. Nous allons donc vous présenter les 5 solutions les plus conseillées sur Google et voir si elles peuvent s’appliquer à votre problématique : rédiger votre prochain compte rendu professionnel.

Dictée de vos smartphones

Tous les smartphones haut de gamme actuels sont équipés d’outils de dictée, ce qui nous permet d’utiliser la voix plutôt que nos doigts pour écrire des messages. C’est un gain de temps dans certaines situations, mais ce procédé s’applique-t-il à la rédaction de compte rendu ? Si l’objet de votre retranscription est une déclaration ou un discours qui vous a été remis en papier, dicter votre texte à votre ordinateur vous fera gagner un peu de temps, et encore… Il faut pour cela que le logiciel de dictée connaisse bien votre voix et que vous n’oubliiez pas de lire la ponctuation. De plus, une dictée automatique s’accompagne toujours d’une relecture attentive. En effet, les logiciels de dictée ne sont pas tous calés en grammaire, ponctuation et accord – de genre notamment.   [cta id=’7585′]  

Saisie vocale de Google Docs

Alternative à la dictée, la saisie vocale disponible de Google Docs peut vous aider. Le principe est simple : vous ouvrez un fichier Google Docs et activez le micro présent dans les outils. Il ne vous reste plus qu’à monter le son de vos haut-parleurs et lancer votre enregistrement, Google Docs fait le reste… enfin en partie. En effet, l’interface fonctionne bien, mais n’est pas suffisamment aboutie pour capter 100 % de ce qui est dit. Et bien sûr, le texte une fois transcrit n’est pas mis en page et Google Docs n’identifie pas les intervenants. Encore une fois, cet outil s’adresse davantage à la retranscription de discours qu’aux réunions.

Options de sous-titrage de YouTube

En transformant votre fichier son en fichier vidéo sur YouTube, vous pouvez activer l’option de transcription du site. Ce dernier vous délivre alors un script qui vous servira de base à un travail de rédaction. En effet, comme les solutions précédentes, les textes ne sont pas mis en page, les intervenants ne sont pas identifiés… le procès-verbal est loin d’être rédigé. Si vous n’avez pas assisté à la séance et ne disposez d’aucune prise de note, cela peut néanmoins vous faire gagner « un peu » de temps. Attention, cependant, l’intégralité de votre enregistrement, et sa retranscription, est transférée sur les serveurs de Google. Vérifiez donc bien que les conditions d’utilisation du géant américain correspondent bien à la politique de conservation des données de votre entreprise.

Logiciels d’aide à la retranscription : Express Scribe, Dragon…

Tout est dans le titre : ces logiciels ne retranscrivent pas, ils aident à la retranscription grâce à un système de reconnaissance vocale. Vous prononcez les phrases que vous souhaitez rédiger, en précisant la ponctuation, et l’outil se charge de l’écrire dans votre traitement de texte. Ils fonctionnent sur la base du deep learning, c’est-à-dire qu’ils ont besoin d’une période d’apprentissage pour parfaitement comprendre ce que vous dites. Par conséquent, ils ne seront pas capables de retranscrire à 100 % les propos tenus par plusieurs personnes par exemple si vous placez votre micro à côté de vos enceintes qui diffusent votre enregistrement. Ils sauront encore moins distinguer chaque interlocuteur.

Solutions en ligne telles que Happy Scribe…

Différentes plateformes en ligne proposent la transcription de vos fichiers sons en fichier Word. Ces sociétés recourent à deux processus : la « petite main » qui transcrit pour vous ce que vous avez enregistré, ou la transcription automatique dont l’efficacité reste à démontrer. En tout cas, à la réception de votre fichier, votre procès-verbal n’est toujours pas mis en page, relu, ni corrigé. Vous disposez d’un texte brut qui ne tient aucunement compte du niveau de synthèse que vous souhaitez adopter pour votre document. Si l’usage peut une fois encore se justifier pour les discours, il se discute concernant les comptes rendus et procès-verbaux de réunion.

Pas de miracle donc du côté de la technologie

Vous l’aurez compris, malgré les bonds technologiques que nous avons réalisés ces dernières années, ces solutions n’apportent aucun miracle. Elles peuvent se présenter comme de véritables aides, mais elles ne vous permettront pas de rédiger un compte rendu de bonne qualité en un temps record. Les différents outils présentés ci-dessus transcrivent, mais ne rédigent pas. Une fois la retranscription réalisée, et même si celle-ci est d’excellente qualité, vous devrez mettre votre document en page, le synthétiser et le relire. Finalement, aurez-vous gagné du temps ? Si vous avez l’habitude de préparer votre document avant la séance et de soigner votre prise de notes, il est presque certain que non. Et si vraiment transcrire vos audios reste un vrai problème pour vous, alors faites appel à un professionnel. Ça tombe bien, Codexa est expert de la retranscription de réunions professionnelles depuis 2007.