Vous êtes secrétaire de CE, CHSCT ou CSE. Vous passez du temps en réunion tous les mois et devez faire le PV de vos instances pour vos collègues. La rédaction de comptes rendus n’est pas votre métier et vous souhaitez avoir quelques astuces pour prendre des notes efficaces qui vous permettront d’être plus à l’écoute en séance et de gagner du temps au moment de la rédaction ?
Du carnet qui numérise vos notes manuscrites, en passant par les applications iPad et Word, voici un diaporama des technologies et logiciels disponibles pour une bonne prise de notes.
Des notes manuscrites automatiquement numérisées
Il existe des sets d’écriture intelligente composés d’un carnet et d’un stylo. Vous prenez vos notes à la main dans le carnet. Elles sont automatiquement numérisées. Vous n’avez ensuite plus qu’à les remettre en forme sur votre ordinateur pour bâtir votre compte rendu.
Il existe principalement 2 solutions :
- Moleskine Smart Writing Set : il se compose d’un stylo connecté et d’un carnet spécial. Son format ultra-mobile est confortable. Il faut cependant racheter le même type de carnets une fois le précédent terminé.
- Wacom Bamboo Folio : le principe est le même, mais il a l’avantage de fonctionner sur le papier de votre choix.
Prendre des notes sur tablette : Nebo et l’Apple Pencil
Si vous êtes technophile, mais que vous n’êtes pas à l’aise avec la frappe rapide, pas de souci. Apple a développé un stylo connecté qui fonctionne sur ses iPad : l’Apple Pencil. Ce dernier est conçu pour que son utilisateur retrouve les sensations du papier, puisse poser sa main sur l’écran sans incidence, en gardant les possibilités d’un ordinateur.
Nebo est une application idéale pour la prise de note et fonctionne avec un Apple Pencil. En reconnaissant ce que vous écrivez, il vous avertira en cas de faute d’orthographe. Il peut également convertir votre écriture manuscrite en police informatique. Il en est de même pour vos schémas.
Prise de notes directement sur votre logiciel de traitement de texte
Enfin, il existe votre bon vieux logiciel de traitement de texte, OpenOffice, LibreOffice ou Word.
Professionnels de la rédaction de comptes rendus, nous vous conseillons la suite Office de Windows. Cet investissement vous assurera une compatibilité entre votre logiciel et celui de vos collègues et d’user d’astuces pratiques nativement présentes dans l’outil pour gagner du temps au moment de la prise de notes et de la rédaction, comme :
- les corrections automatiques qui remplacent automatiquement vos abréviations par les mots complets. Vous écrivez ainsi plus vite en tapant moins
- les insertions automatiques qui vous permettent de créer des raccourcis supplémentaires. À l’aide d’une touche (F3), vous insérez un mot, une expression ou la phrase souhaitée avec la mise en forme enregistrée. Chez Codexa, nous l’utilisons pour insérer en 3 touches le prénom, le nom et la fonction des personnes avant leur intervention.
Conclusion : des outils qui vous facilitent la tâche, mais nécessitent un temps d’adaptation
Maintenant que vous connaissez les logiciels disponibles sur le marché, il ne vous reste qu’à faire votre choix selon que vous êtes plus à l’aise avec l’écriture manuscrite, un ordinateur ou un iPad.
Dans tous les cas, il vous faudra un temps d’adaptation et, avant de voir des progrès notables, vivre une période où vous aurez l’impression de perdre plus de temps que d’en gagner. C’est normal. Ne désespérez pas : les bénéfices se feront sentir rapidement.
Si vous ne pouvez pas vous permettre un temps d’adaptation, vous avez aussi le droit de confier la rédaction de vos PV à un prestataire spécialisé, comme Codexa. Découvrez comment nos clients ont gagné en temps et en sérénité.
: Suganth
