Comment optimiser son arrivée en réunion chez un client ? En effet, elle peut être source d’un questionnement teinté d’inquiétude. Néanmoins, bien préparée, elle se déroule dans de bonnes conditions. Voici quelques astuces pour soigner son installation.
Avant la réunion : ne rien laisser au hasard
Le rédacteur de comptes rendus intervient au sein des entreprises et des institutions pour assister aux réunions et restituer les propos qui ont été tenus. Les contextes peuvent être variés : instances représentatives du personnel, conseils d’administration, présentations publiques de résultats financiers, assemblées générales d’associations… Quel que soit le cadre de départ, l’anticipation de la mission doit être identique :
- vérification du matériel d’enregistrement (et du niveau de rechargement des batteries) ;
- calcul du trajet pour se rendre sur site (en prévoyant large pour déjouer les retards indépendants de votre volonté) ;
- préparation du fichier de prise de notes avec la bonne feuille de style et l’ordre du jour.
Ces trois actions vous permettront d’arriver dispo et opérationnel à l’heure prévue.
L’heure, c’est l’heure… moins 30 minutes
Un conseil : arrivez 30 minutes avant la réunion. C’est un bon compromis entre le temps nécessaire pour installer son matériel, les aléas de transport et l’organisation personnelle du client.
Ce temps de préparation est nécessaire pour s’installer dans de bonnes conditions, notamment pour établir le plan de table. En outre, chez certains clients, l’accès à la salle de réunion doit passer un certain nombre d’étapes : contrôle de la pièce d’identité, attente à l’accueil du contact qui doit venir vous accompagner, cheminement parfois labyrinthique jusqu’à la salle. N’hésitez pas à rappeler que votre installation dans la salle doit largement précéder l’heure de début de réunion : l’hôte d’accueil ne connaît pas nécessairement le propre de notre métier et peut estimer que vous êtes un participant parmi d’autres (qui se présente trop tôt)… ce que vous n’êtes pas !
Chacun à sa place
Votre positionnement dans la salle doit vous permettre d’avoir une vue d’ensemble des intervenants, afin de repérer au mieux qui prend la parole. La place optimale attribuée au rédacteur se trouve souvent à côté du secrétaire de l’instance qui peut, en cours de séance, vous indiquer le nom des retardataires ou vous expliquer un mot que vous ne comprendriez pas. Chez certains nouveaux clients, il convient parfois d’expliquer qu’un positionnement idéal est un atout pour assurer une prestation de qualité. Vous arrivez en salle avant les participants : placez-vous, installez votre matériel et vous pourrez ensuite passer à la réalisation du plan de table. Le voyage ne fait que commencer !
