Quel style adopter

Félicitations ! Vous voilà nouveau secrétaire du CSE de votre entreprise ! À vous la défense de vos collègues, les négociations d’accords, l’organisation des activités… et la rédaction des procès-verbaux. Mais écrire n’est pas votre métier et vous ne savez pas vraiment quel style adopter. Pas d’inquiétude, revoyons ensemble les principes de base de la rédaction d’un procès-verbal. Bien sûr, si vous n’êtes pas élu CSE (et si vous ne savez même pas ce que c’est !), cet article s’adapte à vous si vous souhaitez rédiger le compte rendu de n’importe quelle réunion.

Usage du procès-verbal

Avant de vous lancer dans la rédaction, définissez d’abord à qui s’adresse votre compte rendu et pour quel usage. En effet, un compte rendu sera plus ou moins exhaustif (et donc plus ou moins long à rédiger) selon qu’il s’agit d’informer sur une restructuration ou sur le catalogue des œuvres sociales. Aussi, afin de cadrer votre travail et ne pas perdre de temps, avant d’écrire, demandez-vous à qui s’adresse votre procès-verbal et dans quel but.

Niveau de synthèse

Maintenant que vous avez répondu à la première question, vous pouvez déterminer la longueur de votre compte rendu, donc son niveau de synthèse. Demandez-vous s’il est pertinent de rédiger un compte rendu in extenso (mot à mot). Sinon, il est important d’adapter votre niveau de synthèse à l’importance des sujets et des débats :

• Si la réunion n’a pas donné lieu à des débats importants et s’il s’agissait juste d’informer les salariés sur la situation de l’entreprise, une synthèse reprenant les faits et chiffres saillants est suffisante ;
• Si au contraire, vous avez assisté à la présentation d’une restructuration, il est important de détailler votre compte rendu afin de transmettre le maximum d’informations à vos collègues ;
• Enfin, si le compte rendu doit être transmis à l’inspection du travail (PSE, licenciement, etc.), il est essentiel que la majorité des interventions y figurent.

Style direct ou indirect

Il n’y a pas de mauvais choix en la matière. Le style direct rend le compte rendu vivant en utilisant la personnalisation. Le style indirect donne un rendu plus formel. L’important est d’opter pour un style et d’adopter toujours le même au fil de votre mandat afin de conserver une unité entre les différents comptes rendus que vous aurez à rédiger.

Respect de la neutralité

L’une des difficultés de la rédaction d’un compte rendu, notamment lorsqu’il est synthétique, est de conserver votre neutralité de rédacteur, et de ne pas interpréter les propos qui ont été tenus. Il faut donc parvenir à relayer les idées phares et les avis, sans les déformer. Si au cours de la réunion un élu vous dit donc « enfin, tu vois bien ce que je veux dire », il est capital de lui faire préciser son idée, au risque justement de tomber à côté dans votre rédaction !

Temps de la rédaction

Le procès-verbal est toujours rédigé au présent de l’indicatif. Il a de nombreuses vertus en la matière : c’est le temps de la narration qui permet au lecteur de partager la réunion comme s’il y avait assisté, c’est certainement le temps le plus simple à utiliser, et vous n’aurez donc aucun casse-tête avec la concordance des temps !

Simplicité

Afin de vous simplifier la rédaction, et aussi la lecture, misez sur des phrases courtes et évitez autant que possible les phrases à la construction hasardeuse, composées d’une succession de subordonnées. Cela vous permettra de ne perdre ni le fil de vos idées ni vos lecteurs.

Conclusion en tête !

Cela peut paraître paradoxal, mais l’écrit ne se construit pas forcément comme l’oral. Si votre interlocuteur développe toutes les analyses et décisions qui ont mené à introduire un nouveau logiciel, vous pouvez tout à fait présenter votre compte rendu de manière inverse, à savoir commencer par la mise en place de ce nouvel outil, l’objectif auquel répond ce déploiement et les avancées attendues. Cela aura pour effet de captiver vos lecteurs et d’aller à l’essentiel.

Lancez-vous !

Ces quelques bases devraient vous aider à produire des procès-verbaux de bonne qualité. Pour autant, n’oubliez pas que l’exercice est exigeant et chronophage. Mais, rédaction après rédaction, les automatismes s’installeront et vous gagnerez en efficacité. Et si vraiment ce n’est pas le cas, Codexa est là pour aider !