Comment faire un compte rendu

Vous êtes chargé(e) de la réalisation de votre premier compte rendu de négociations et vous vous posez de nombreuses questions, comme :

• Qu’est-ce qu’un compte rendu de négociations ? quelle forme prend-il ? quel style rédactionnel doit-il emprunter ?
• À quoi sert-il ? quelle est sa finalité ?
• À quelles occasions est-il nécessaire ?
• À quel formalisme doit-il obéir ?
• Quelles règles doivent être observées lors de sa rédaction ?

Je vous apporte les réponses, pour vous permettre de réussir votre première production.  

Qu’est-ce qu’un compte rendu de négociations ?

Le compte rendu de négociations présente les échanges tenus lors de réunions de négociation. Il peut servir de socle à l’élaboration d’un procès-verbal (PV). Il obéit à des règles qui lui sont propres. Il doit reproduire de manière synthétique l’ensemble des propos échangés dans le cadre d’une réunion de négociations. Il doit être le plus fidèle possible aux échanges. Pour sa rédaction, adoptez un style d’écriture simple et neutre au présent de l’indicatif. Faites en sorte qu’il soit compréhensible de tous. N’hésitez pas à vous écarter des mots prononcés pour emprunter un langage plus clair à l’écrit. Attention néanmoins à ne pas commettre de contre-sens ou de sur-interprétation des propos de vos collègues.

À quoi sert un compte rendu de négociations ?

Le compte rendu de négociations est un document de référence qui n’a pas force probante et n’est pas utilisable devant la justice. Il pourra toutefois servir de base à l’élaboration d’un procès-verbal soumis par la suite pour validation à ceux qui ont assisté aux débats. Pour obtenir l’approbation des participants, le document devra être impartial et incontestable. Son rédacteur devra veiller à rendre ce texte intelligible pour des lecteurs qui n’auraient pas assisté à cette réunion. Un compte rendu de négociation peut en effet avoir vocation à être largement diffusé.

À quelles occasions sera-t-il nécessaire de produire un compte rendu de négociations ?

Dans les entreprises de plus de 50 salariés, il existe 2 temps forts de négociations. Au moment de la mise en place du comité social et économique. En effet, les ordonnances du 23 septembre 2017 qui ont instauré la fusion des instances représentatives du personnel et créé le comité social et économique incitent les représentants du personnel et de la Direction à engager des négociations pour sa mise en place. Ensuite, annuellement, l’article L2242-8 du Code du travail impose chaque année des négociations annuelles obligatoires (NAO) sur les salaires et les conditions de travail. La rédaction d’un compte rendu de négociation est le meilleur moyen de satisfaire à l’obligation légale de formaliser par écrit les décisions prises lors de ces réunions. Si aucun consensus n’est obtenu, le compte rendu de négociation permettra de dresser un PV de désaccord. Celui-ci, ou l’accord signé par les parties, devra être déposé auprès de la DIRECCTE et du Conseil des prud’hommes.

À quel formalisme doit obéir un compte rendu ?

Un compte rendu de négociations doit être structuré. Rigoureusement rédigé, il permettra de fixer les idées exprimées et d’obtenir de la part des participants un consensus, du moins sur l’exactitude des propos échangés. Cette rigueur permet d’en améliorer la lisibilité et la compréhension. Sa présentation doit être soignée et répondre à un formalisme qu’il sera utile de reproduire lors de chaque réunion afin que le document devienne familier pour tous les participants. Des mentions obligatoires indiquées ci-dessous devront être ordonnancées de manière cohérente :

• date, lieu et horaire de la réunion devront être notifiés
• liste des personnes présentes lors de la réunion, mais aussi celle des invités
• ordre du jour précisément énoncé
• questions subsidiaires évoquées lors de la réunion.

Quelles règles doivent être observées lors de la rédaction d’un compte rendu de négociations ?

Il est fortement recommandé d’entreprendre la rédaction d’un compte rendu de négociation au plus vite après la fin d’une réunion. Comme le veut la formule de Talleyrand, si cela va sans le dire, cela ira encore mieux en le disant. Les mots échangés résonnent encore dans l’esprit de celui qui en a la charge, ce qui lui facilite sa rédaction et lui évite des oublis, des omissions ou des interprétations hasardeuses. Le recours à un enregistrement audio est conseillée. Elle nécessite cependant l’approbation de tous les participants. La bonne exécution de cette tâche passe aussi par une prise de notes. Par souci d’impartialité, vous pouvez confier la rédaction du compte rendu à un prestataire extérieur.