Vous êtes chargé pour la première fois de rédiger le compte rendu de votre prochaine réunion (CE, CHSCT, CA…). Pour ce faire, vous allez devoir prendre des notes en réunion. Bien sûr, vous en avez déjà prises à l’université. Vous avez une vague idée de l’exercice. Cependant, là, la situation est différente : vous ne pourrez pas vous appuyer sur les notes de vos voisins pour « combler les trous ». Il vous faut donc apprendre à prendre des notes en réunion.
L’exercice fait a priori peur, mais ne vous inquiétez pas : ces quelques conseils vous permettront non seulement de disposer d’une bonne prise de notes, mais surtout de rédiger un excellent compte rendu par la suite.
1. Préparez la prise de notes
La veille, mettez en forme la trame du document avec les éléments dont vous avez déjà connaissance :
- ordre du jour ou programme
- liste des participants : entrez déjà le nom de chaque personne ; vous préciserez le jour j le statut de chacun (absent/présent)
- les éléments qui seront lus ou qui devront apparaître dans le document final : délibérations, avis, présentations…
Être prêt signifie aussi prendre connaissance :
- de ce qui sera traité en séance, en lisant les documents supports
- des destinataires du compte rendu, pour adapter les informations reprises à leur niveau de compréhension et à leurs attentes
- du format attendu : exhaustif, synthétique…
Cette étape doit se faire le plus tôt possible, afin d’obtenir éventuellement des précisions ou les documents qui vous manqueraient.
Pour gagner du temps au moment de la rédaction, je vous conseille de prendre vos notes directement sur ordinateur, à partir de cette trame. Préparez un fichier spécifique dans lequel vous prendrez la réunion directement en notes.
2. Attendez d’avoir compris ce qui est dit avant de le noter
Écoutez avant de noter. Une fois que vous êtes sûr d’avoir compris, reprenez les informations avec vos propres mots. Il vaut mieux perdre un peu de temps que de noter tout ce qui est dit, et ne pas pouvoir s’en servir par la suite par manque de compréhension.
Si ce n’est toujours pas clair, intervenez et notez uniquement lorsque vous vous êtes assuré d’avoir bien compris.
3. Pensez toujours au document final : sélectionnez les informations importantes
Une prise de notes n’est pas un sprint, mais de l’endurance. Ce n’est donc pas à celui qui prendra le plus de notes, mais à celui qui prendra les notes les plus pertinentes. Pensez toujours aux informations qui devront apparaître dans votre compte rendu et ne reprenez que celles-ci. Écartez immédiatement les éléments superflus : répétitions, digressions, détails des corrections d’un procès-verbal, etc. Vous garderez ainsi toute votre énergie et votre attention pour les interventions complexes.
4. N’entrez pas dans le détail de ce que vous maîtrisez ou pourrez recopier : vous compléterez plus tard
Ne reprenez pas les éléments que vous connaissez ou pourrez insérer ultérieurement depuis d’autres sources. Laissez-vous une note, par exemple : « reprendre chiffres 2016 », « présenter projet Hybride », etc. Vous vous épuiseriez à retranscrire en intégralité des chiffres ou données qui existent par ailleurs.
C’est encore mieux si vous pouvez enregistrer la séance. Pour les interventions complexes, laissez-vous un renvoi vers la bande audio.
5. Soyez efficace : utilisez vos mots, des abréviations, ne reprenez pas les mots vides…
La prise de notes n’est pas le moment pour faire de jolies phrases. Vous devez être efficace et gagner le maximum de temps. Employez donc vos mots, même s’ils sont courants ou familiers – personne ne viendra relire vos notes. L’important est que vous vous compreniez lors de la réécriture des notes.
Si vous êtes à l’aise au style direct, prenez des notes ainsi. Sinon, utilisez le style indirect.
Que votre frappe au clavier soit rapide ou non, vous gagnerez du temps à utiliser des abréviations. Recourez aux classiques, comme « tjs » pour « toujours », « jms » pour « jamais », etc. Mais surtout constituez-vous votre propre dictionnaire d’abréviations, en fonction des mots qui reviennent le plus dans vos documents.
Enfin, ne reprenez pas les mots vides (ou stop words en anglais) : « le », « la », « du », « ce »… Notez ainsi :
Élus pensent nécessaire récup signature sals.
Au moment de la rédaction, vous pourrez écrire : « Les élus estiment nécessaire d’obtenir la signature des salariés. »
https://www.codexa.fr/redaction-compte-rendu/augmenter-vitesse-de-frappe-raccourcis-clavier-word/
En somme
Ne vous précipitez pas : vous n’êtes pas sténotypiste et ne pourrez pas prendre en notes tout ce qui est dit. Une seule solution donc : se préparer et s’économiser. Établissez au plus tôt votre trame de prise de notes et prenez connaissance de tous les documents supports en amont. En séance, prenez le minimum de notes inutiles, pour un meilleur résultat. Sélectionnez les informations que vous copiez et les mots que vous employez. Appuyez-vous éventuellement sur les outils que fournit Word, comme la correction automatique, pour prendre des notes rapidement et gagner du temps lors de la rédaction.
Pour un résultat pertinent, rédigez votre compte rendu dans les heures qui suivent la session. La réunion sera suffisamment fraîche pour que vous puissiez remplir les trous que vous avez laissés, gommer les erreurs et compléter les informations.
Enfin et surtout : ne paniquez pas et faites-vous confiance ! Vous avez peur d’oublier une information ou de laisser une incohérence ? Faites relire votre compte rendu par les autres participants. Ils le corrigeront et le compléteront.
Et puis, si vraiment cette tâche vous semble insurmontable, vous pouvez toujours la déléguer à un prestataire. Codexa, spécialiste de la rédaction de comptes rendus, peut s’en charger pour vous. Demandez conseil à nos équipes.
