Vous cherchez un prestataire de rédaction pour établir vos comptes rendus de réunion. Vous en avez trouvé quelques-uns, mais ne savez pas comment sélectionner celui qui saura vous satisfaire ? Cet article est fait pour vous.
Les vacances sont déjà loin, la fin d’année approche, les dossiers s’entassent et la rédaction de vos comptes rendus est le cadet de vos soucis. Néanmoins, elle est capitale pour la communication, l’archivage, voire des aspects légaux s’il s’agit de PV de CE ou de CHSCT, par exemple.
Pour réduire la pile de comptes rendus en souffrance, vous avez franchi le pas et décidé de faire appel à un prestataire. Vous avez défini votre besoin, en vous appuyant sur notre article, et trouvé une poignée de sociétés spécialisées. Maintenant, il ne vous reste plus qu’à garder le devis qui vous semble le meilleur, mais vous ne savez pas comment vous y prendre…
Voici une check-list des éléments clés à contrôler pour être sûr de ne pas vous tromper. Il faut évidemment tenir compte du prix, mais aussi de la méthodologie, de la disponibilité, des délais de livraison et de bien d’autres choses encore !
Méthodologie
Tout d’abord, vous devez considérer la méthodologie de travail que vous allez adopter : prestation sur audio ou avec prise de notes. Ce choix est capital pour votre porte-monnaie, mais aussi pour votre tranquillité en séance.
Prestation sur audio
Dans le premier cas, vous êtes responsable de l’enregistrement de l’intégralité de la réunion, de la gestion des participants en séance pour assurer une qualité des audio optimale pour le rédacteur, voire de la prise de notes. Vous remettez ensuite l’audio à votre prestataire qui se chargera de rédiger le compte rendu final. La prestation se limite alors à la retranscription de l’enregistrement fourni.
Prestation avec prise de notes
Dans le second cas, le prestataire envoie un rédacteur qui assiste à la réunion à vos côtés, pour effectuer un filage complet des débats, préparer la trame du compte rendu et ainsi vous permettre de vous concentrer uniquement sur les échanges.
Si vous optez pour cette prestation, il vous sera proposé de réaliser un enregistrement de façon à ce que le rédacteur puisse constituer un compte rendu plus ou moins exhaustif et de contrôler a posteriori des données chiffrées qui auraient pu lui faire défaut lors de la prise de notes.
Si vous choisissez de recourir à un enregistrement, regardez les modalités d’accès à ce dernier : dépôt en ligne sur un serveur sécurisé, envoi par mail, voire remise en main propre sur clé USB ou CD. Disposer des audios vous permettra également, à vous ou à vos collègues, de vérifier le contenu du document. Ici, la prestation compte les coûts de retranscription, mais aussi la prise de notes (coûts de rédacteur, déplacement, etc.).
Évidemment, il est tout à fait possible d’opter pour une prestation sans enregistrement. Dans ce cas, le rédacteur se fondera sur sa prise de notes et tous les documents supports que vous pourrez lui fournir pour réaliser son compte rendu.
Disponibilité
Le deuxième point important est la disponibilité du prestataire avec qui vous envisagez de contractualiser :
indépendant: sur le marché, il est de loin le moins cher. Vous pourriez être tenté de vous jeter sur son offre. Vous avez raison d’y voir des avantages, mais considérez aussi ses inconvénients : que deviennent vos comptes rendus, quand il part en vacances ou tombe malade ? Pourra-t-il absorber tous vos besoins, lorsque les séances extraordinaires se multiplieront ? Pour nombre de réunions, un indépendant suffit, mais dès que la prestation se complique ou que le rédacteur commence à travailler avec de nombreux clients, les sociétés sont plus armées pour répondre à vos problématiques. En effet, la majorité des réunions professionnelles se tenant en fin de mois, il peut être compliqué pour un indépendant de satisfaire tous ses clients si ceux-ci organisent une séance au même moment ;
entreprise : ses tarifs sont plus élevés que l’indépendant du fait des frais de gestion inhérents à son organisation, mais elle garantit une meilleure disponibilité et une qualité constante par la présence en général d’un pôle relecture qui contrôle tous les documents avant livraison. Tenez compte de la taille de l’entreprise :
un grand groupe rassure par sa taille et sa longévité, mais fait aussi montre d’une certaine rigidité qui peut vous conduire à devoir contacter x services pour résoudre un seul problème ou vous imposer de formater vos besoins aux offres de la société ;
une entreprise à taille humaine peut proposer des délais de réponse plus courts, des produits personnalisés et mieux gérer vos réunions de dernières minutes, car elle se mettra plus facilement en quatre pour régler votre problématique individuelle.
Délais de livraison
Le délai de livraison est un élément essentiel, car décisif dans le coût final de la prestation. Vous pourriez être tentés de choisir le devis qui propose le délai le plus court, mais rappelez-vous que rien ne sert de courir, il faut partir à point. Si vous ne vous réunissez que tous les trois mois, faut-il impérativement recevoir le document sous cinq jours ? Au contraire, si vous vous rassemblez mensuellement, disposer du compte rendu sous quelques jours permet à tous les participants de le relire, d’y apporter les corrections nécessaires et d’en discuter avant la séance suivante, moment où l’approbation se présentera comme une simple formalité.
Au sujet des délais de livraison, prévoyez dans votre contrat :
des pénalités financières en cas de retard de livraison de vos documents, très fréquents dans le secteur ;
des éléments de gestion des extraits pour le cas où vous auriez besoin d’adresser en urgence un point à l’inspection du travail dans le cadre de procédures spécifiques.
Les rédacteurs
Peu importe le prestataire que vous choisissez, indépendant ou grand groupe, au final, seul le rédacteur est vraiment capital. C’est lui qui sera en relation au quotidien avec vous, qui appréhendera vos problématiques, ira au-devant de vos demandes, et, surtout, rédigera vos comptes rendus, avec toute la technicité et la nécessaire compréhension qu’ils comportent !
Il est donc pour vous crucial d’apprécier leurs savoir-faire. Pour ce faire, vous pouvez interroger les sociétés sur le processus d’intégration de leur personnel qu’ils ont mis en place, leur formation de base et continue, leurs expériences rédactionnelles et leurs montées en compétences sur les domaines d’activité et les niveaux de retraitement qu’ils peuvent être amenés à couvrir.
Si vous faites appel à une entreprise pour retranscrire vos comptes rendus, assurez-vous de disposer d’un binôme de rédacteurs (un rédacteur attitré et un suppléant), afin de garantir une qualité constante de document en document. En effet, l’expérience d’un client est essentielle dans la connaissance que l’on a de son secteur, de ses problématiques et, in fine, dans la qualité de la retranscription finale.
Contrôle qualité
Toujours en lien avec la qualité des comptes rendus, sur le marché de la rédaction, nombreuses sont les sociétés qui mettent en avant leur service de relecture, gage de qualité. Mais sachez que rares sont celles qui les relisent réellement tous – vos comptes rendus ne le seront donc pas forcément.
Tout d’abord, pour juger de la qualité future de vos comptes rendus, assurez-vous de disposer d’un relecteur référent. Ensuite, pour évaluer la réalité du service qu’ils proposent, demandez à l’entreprise envisagée le nombre de comptes rendus qu’elle livre par mois, l’effectif de son pôle qualité et divisez le premier chiffre par le second. Enfin, voyez par vous-même si le nombre moyen de comptes rendus relus par jour et par personne semble réaliste…
Droit d’auteur : London Scout
Confidentialité
Le contenu des réunions que vous devez retranscrire est très délicat, car celles-ci se trouvent souvent au cœur de la stratégie de votre entreprise. En externalisant leur retranscription, vous pourriez craindre des fuites d’information. Mais ne vous inquiétez pas, les sociétés de rédaction sont rodées en la matière.
Cependant, prenez quelques précautions en amont avant de signer avec votre prestataire :
lisez attentivement le contrat qu’on vous propose, notamment la clause de confidentialité normalement présente dans les conditions générales de ventes ;
interrogez-le sur le lien qui l’unit à ses rédacteurs : les contrats de travail ou de sous-traitance qui lient ces deux parties comportent-ils bien une clause de confidentialité ?
questionnez-le sur la sécurité des outils informatiques sur lesquels transitent les informations et fichiers, entre lui et vous, mais aussi ses rédacteurs et lui : messagerie électronique, extranet, etc. ;
demandez le détail du process de destruction des enregistrements et des documents associés mis en place pour assurer une confidentialité parfaite des éléments que vous leur confiez.
Coût : niveau de retraitement et conditions annexes
Enfin seulement vous pouvez vous pencher sur le prix. Attention, de société en société, les tarifs différeront du tout au tout, du fait de plusieurs éléments :
décompte de facturation : vous serez amené à payer la retranscription à l’heure arrondie, au quart d’heure, à la minute, etc. ?
frais de déplacement en forfait ou au prix réel : pensez au fait que votre rédacteur référent peut habiter près de chez vous, mais qu’en cas d’indisponibilité, le prestataire peut en envoyer un autre de bien plus loin, ce qui engendrera des coûts supplémentaires. Qui les réglera ? De même, considérez, au moment de la signature du contrat, les éventuelles réunions que vous pourriez à l’avenir devoir organiser en province ;
frais d’annulation ;
frais de dernière minute.
Dans les offres que vous recevrez, on pourra vous proposer des forfaits au nombre de réunions et/ou à la durée de celles-ci. Ils ont pour but de vous faire bénéficier d’un tarif plus avantageux, car l’entreprise prend moins de risque financier. En outre, ils vous permettent de bien maîtriser votre budget sur l’année. Il en existe deux types :
forfait réunion : que la session dure 1 ou 4 heures, le coût sera le même (voyez qui gagne dans l’affaire et combien de temps le système peut marcher) ;
tarif à l’heure de réunion avec un forfait minimal par réunion qui a pour but de couvrir les frais de fonctionnement de l’entreprise qui intervient (préparation et planification de la mission, temps de déplacement et de présence du collaborateur…). Au-delà du minimum prévu au contrat, le règlement de la prestation peut se faire à la minute, au quart heure…
Pour évaluer avec minutie le coût que représentera la prestation de rédaction, mesurez avec soin la durée moyenne de vos réunions, leur fréquence et leurs localisations. Plus vous serez précis, plus l’offre de prix sera optimisée par le prestataire et mieux vous pourrez analyser les offres qu’on vous propose. En effet, si vous ne maîtrisez pas l’organisation de vos réunions (annulation ou convocation de dernière minute), les frais annexes pourraient vous coûter bien plus cher que ce que vous pouviez imaginer… Au contraire, si vos réunions, prévues à l’année, durent strictement 2 heures tous les mois, vous vous y retrouverez probablement avec un forfait par réunion peu cher associé à des frais d’annulation et d’organisation de dernière minute exorbitants.
En conclusion
Voilà, vous disposez maintenant de toutes les clés factuelles pour décrypter les offres en matière de transcription de comptes rendus que l’on pourrait vous faire.
À partir de la présentation des rédacteurs, du contrôle qualité et des process mis en place pour assurer une certaine confidentialité, vous pouvez évaluer le sérieux de l’entreprise en face de vous. Puis, en fonction de vos besoins et de la réalité de vos réunions, optez pour la méthodologie et le tarif qui vous conviennent.
N’oubliez pas, tout comme vos comptes rendus, votre contrat doit être taillé sur mesure pour parer toute mésaventure !
