Combien coûte la rédaction

Vous avez entendu parler de l’externalisation de la rédaction des comptes rendus de réunion ou de procès-verbaux, mais vous avez besoin d’en savoir plus ? Nous vous donnons un ordre de grandeur du coût de ce type de prestation pour que vous puissiez en évaluer la faisabilité.

Avant de parler des prix eux-mêmes, voici quelques éléments pour comprendre comment les tarifs sont construits et appliqués.

Comment fonctionne la prestation ?

Choix n°1 – Prise de notes

Un rédacteur se rend sur site, réalise les enregistrements et prend des notes, puis rédige votre document. Ce document est ensuite relu par le service qualité et vous est adressé.

Choix n° 2 – Transcription audio

Un rédacteur réalise une retranscription audio à partir de l’enregistrement que vous avez réalisé vous-même, de vos notes éventuelles ou de tout document que vous jugerez utile. Ce document est ensuite relu par notre service qualité et vous est adressé.

Comment est facturée la rédaction d’un compte rendu ?

La facturation est établie sur une base horaire – c’est-à-dire par heure de réunion couverte – tenant compte du volume à couvrir. Cette base horaire est plus ou moins élevée selon un ensemble de critères, que nous verrons plus loin.

Quels sont les critères de prix ?

• Exhaustivité ou synthèse : plus un document est long pour une heure de réunion et plus le prix est élevé
• Délai de remise du document plus ou moins court
• Présence ou non d’un rédacteur sur site pour la prise de notes
• Localisation du site de réunion pour le cas d’une prise de notes
• Récurrence de la prestation
• Etc.

Une idée du prix ?

Les tarifs varient fortement en fonction du document demandé et des délais. Il serait donc difficile d’apporter une réponse générale valable à cette question.

En effet, chaque client ayant des attentes différentes, la réponse la plus adaptée varie d’une situation à une autre, qu’il s’agisse du type de document, de prestation ou encore des délais demandés. Autant de spécificités qui se reflètent dans le prix final proposé.

Néanmoins, si vous avez besoin d’un ordre d’idée, comptez de 150 à 300 euros par heure de réunion couverte. Attention, il s’agit uniquement de montants à titre purement indicatif. Dans le détail, les prix varieront dans cette fourchette en fonction des critères déjà évoqués.

Schématiquement, plus le document est exhaustif, plus le délai demandé est court, et plus la prestation est chère. Un document rédigé sur la base d’un enregistrement réalisé par vos soins est moins cher qu’avec déplacement d’un rédacteur.

Attention, moins cher ne signifie pas forcément mieux : la prestation réalisée doit correspondre au besoin. Sinon, ce que vous gagneriez en argent, vous le perdriez en temps. Et le temps…

Exposez donc bien vos besoins à votre potentiel prestataire au moment de l’établissement du devis, et assurez-vous que celui-ci réponde parfaitement à vos exigences.

Vous manquez de budget ?

Si votre budget est contraint, vous pouvez externaliser la rédaction de vos comptes rendus uniquement pour certaines réunions, les exceptionnelles par exemple. Vous maîtrisez ainsi votre budget tout en conservant du temps pour réaliser vos missions quotidiennes.

Les prestations spécifiques

Aux critères de prix énoncés plus haut peuvent s’ajouter des variations du prix pour les missions particulières, notamment dans les cas suivants :

• Délais de remise très courts
• Rédaction de compte rendu sans enregistrement
• Double document : un document intégral pour vos archives et un résumé pour affichage
• Document intégralement ou partiellement rédigé dans une langue étrangère