rédaction de comptes rendus

Vous devez réaliser un appel d’offres pour une prestation de rédaction de comptes rendus de réunions d’entreprise ou institution publique. Mais vous ne savez pas quels éléments inclure dans le cahier des charges pour vous assurer de recevoir des réponses complètes et sans surprise ?

Nous vous listons ceux qui doivent absolument apparaître, pour un marché public ou privé, et vous apportons deux conseils complémentaires, pour vous garantir de faire le meilleur choix.

Éléments indispensables à intégrer

Pour que les sociétés spécialisées en rédaction de comptes rendus de réunions professionnelles vous répondent de la manière la plus précise qu’il soit, votre cahier des charges doit impérativement présenter :

• le nom et le type d’instances
• le nombre annuel de réunions pour chaque instance
• la durée moyenne des réunions de chaque instance
• le nombre moyen de pages retranscrites pour une heure de réunion : cette base commune vous permettra de comprendre les différentes offres présentes sur le marché. En effet, chaque société utilisant son propre vocabulaire, un compte rendu révisé, par exemple, pourra compter 6 à 8 pages par heure de réunion pour un prestataire, 8 à 10 pour un autre et 12 à 14 pour un troisième.
• le délai de livraison : délai souhaité entre la tenue de la réunion (ou le dépôt des enregistrements audio) et le jour de remise du compte rendu
• le type de mission : avec prise de notes (en présentiel ou en visio) ou sur la base d’un enregistrement. Si vous souhaitez qu’un rédacteur assiste à vos réunions, précisez-le, ainsi que les lieux de tenue des sessions.
• la prise en charge des frais de déplacement des rédacteurs, pour les cas de prises de notes : frais de déplacement des collaborateurs à intégrer dans les tarifs (forfait) ou pris en charge par le client (frais réel)
• le forfait minimum de facturation (1h, 2h, 3h…) et les tranches de facturation (1h ou 1/2 h).

Conseils complémentaires

Demandez dans votre cahier des charges un tarif global, sans distinction des tarifs de prise de notes et de rédaction, si vous êtes concerné par ce type de mission. Vous vous éviterez un casse-tête inutile au moment de la facturation.

Privilégiez une facturation aux frais réels si vous savez que vous tiendrez exceptionnellement une réunion par an sur un site éloigné.

Par exemple, si l’instance se tient toute l’année à Paris et une fois par an à Metz, mieux vaut pour vous payer 11 factures sans frais de déplacement et une facture annuelle plus élevée incluant les frais de déplacement sur Metz.

Si vous demandez dans votre cahier des charges une facturation des frais au forfait, dans le doute, le prestataire amortira les frais de déplacement sur 12 réunions : la facture moyenne risque fortement d’être plus élevée pour vous !

Conclusion

Que vous souhaitiez un PV de CSE, un rapport de réunion d’assemblée générale ou un compte rendu de CSEC, il faut présenter ces 8 éléments dans tout cahier des charges pour ce type de prestations.

Sans eux, vous serez amenés à comparer des choux avec des carottes, et ne serez pas à même de prendre la meilleure décision.

Pour rappel, un bon compte rendu améliore l’efficacité d’une instance, tandis qu’un compte rendu inadapté nuit à cette dernière. Les opérationnels vous remercieront d’avoir pris le temps, en amont, de prévoir tout ce qu’il faut dans le cahier des charges.

Enfin, si malgré ces conseils vous avez peur d’oublier quelque chose, rassurez-vous. Les sociétés de rédaction ont l’habitude de répondre à des appels d’offres. Soit elles iront au-devant de vos demandes, soit elles vous demanderont des précisions pour vous apporter la réponse la plus adaptée à votre besoin.

Maintenant, il ne vous reste plus qu’à choisir votre société de rédaction de comptes rendus.